Ön muhasebe nedir, genel muhasebeden farkı ne?

Ön muhasebe, bir işletmenin günlük ticari hareketlerini düzenli olarak kaydetmesi ve izlemesidir. Kesilen ve gelen faturalar, müşteri ve tedarikçilerle borç ve alacak, kasa ve banka hareketleri, alınan ve verilen çek ve senetler ile masraflar bu kapsama girer. Muhasebe kayıtlarına kaynaklık eden belge ve hareketlerin takibine verilen addır. Birçok işletmede bu kayıtları şirketin kendi ekibi tutar; yasal defterleri ve beyannameleri ise mali müşavir ya da muhasebe birimi hazırlar.

Ön muhasebe neleri kapsar?

• Fatura: satış ve alış faturaları; e-Fatura ve e-Arşiv fatura kullanan işletmede bunların gönderimi ve gelen faturaların kabulü.
• Cari hesap: her müşteri ve tedarikçinin borcu, alacağı, vadesi ve bakiyesi; cari ekstre ve mutabakat.
• Kasa ve banka: nakit girişi ve çıkışı, havale ve EFT, banka ekstresinin kayıtlarla karşılaştırılması.
• Çek ve senet: portföydeki evrakın vadesi, ciro edilmesi, tahsile ya da teminata verilmesi.
• Masraf: çalışanların harcama fişleri ve işletmenin genel giderleri.
• Tahsilat ve ödeme planı: hangi alacağın ne zaman gelmesi, hangi borcun ne zaman ödenmesi gerektiği.

Genel muhasebeden farkı nedir?

Genel muhasebe, işlemlerin hesap planına göre yevmiye fişine dönüştürülüp yasal defterlere işlendiği, mizan, bilanço ve gelir tablosunun çıkarıldığı aşamadır. Vergi Usul Kanunu’nun 182. maddesine göre bilanço esasında yevmiye defteri, defterikebir ve envanter defteri tutulur. Ön muhasebe ise bu kayıtların dayandığı belge ve hareketleri tutar.

Kaydın zamanı da kanunla bağlıdır. VUK’un 219. maddesine göre işlemlerin deftere 10 günden fazla geciktirilmeden kaydedilmesi gerekir. Kayıtlarını muhasebe fişi ve bordro gibi imzalı belgelere dayanarak yürüten işletmelerde işlemin bu belgelere işlenmesi deftere işlenmiş sayılır; ancak işlem esas defterlere 45 günden geç aktarılamaz. Ön muhasebe ile genel muhasebe ayrı programlarda tutulduğunda aynı fatura iki kez girilir ve farklar çoğu zaman ay sonundaki karşılaştırmada ortaya çıkar.

IWB’de ön muhasebe

IWB’de ön muhasebe ayrı bir program değildir. Faturalar Satış ve Satın Alma’da, çalışan harcamaları Masraf’ta tutulur; cari hesap, kasa, banka, çek ve senet Finans’tadır. Teklif siparişe, sipariş sevkiyata ve faturaya aktarılır. Kur, KDV ve satırlar yeniden yazılmaz. Satış faturası, alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığına göre e-Fatura ya da e-Arşiv olarak düzenlenir.

Banka hareketleri Finekra bağlantısıyla ya da banka ekstresi dosyasıyla gelir; kurallar eşleşme önerir, onay sizdedir. Cari ekstre yaşlandırmayla alınır ve en eski borç en eski alacakla kapatılır. Çek, e-Çek, senet, poliçe ve ELÜS (elektronik ürün senedi) portföyde izlenir. Çalışan masraf fişini telefonun kamerasıyla çeker. Kontrolden geçen beyan taslak gider fişine dönüşür.

Finans yevmiye fişi üretmez. Finans fişi, çek olayı, kasa ve banka hareketi Muhasebe’de muhasebecinin onay listesine gelir. Kayıtlar orada önizlenir, tek tek ya da toplu muhasebeleştirilir ve fiş numarasıyla deftere yazılır. Muhasebe modülü sonradan açılırsa geçmiş belgeler de işlenir. Ay sonu kontrol listesi, belge tarihiyle kayıt tarihi arasındaki farkı 45 günü aşan fişleri uyarı olarak gösterir. Dönemin yevmiye kalemlerini Muhasebe’den mali müşaviriniz için CSV dosyası olarak alabilirsiniz.