e-Fatura nedir?

Fatura, satılan mal ya da yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı gösteren ticari belgedir. e-Fatura aynı belgenin elektronik biçimidir: Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) belirlediği biçimde düzenlenir, alıcıya GİB’in e-Fatura uygulaması üzerinden ulaşır, elektronik ortamda saklanır ve ibraz edilir. 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ne göre e-Fatura yeni bir belge türü değildir; kâğıt faturayla aynı hukuki niteliklere sahiptir.

Kimler e-Fatura kullanır?

e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler, birbirlerine sattıkları mal ve ifa ettikleri hizmet için faturayı e-Fatura olarak göndermek ve almak zorundadır. Alıcı uygulamaya kayıtlı değilse fatura kâğıt olarak düzenlenir; düzenleyen e-Arşiv uygulamasına dâhilse e-Arşiv fatura keser. Bu yüzden fatura kesilmeden önce alıcının GİB’in kayıtlı kullanıcı listesinde olup olmadığına bakılır.

Tebliğ, brüt satış hasılatı belirli bir tutarı aşan mükellefleri ve bazı sektörleri e-Faturaya geçmekle yükümlü tutar. Hasılat sınırı hesap dönemine göre tebliğde belirlenir ve değişiklik tebliğleriyle güncellenir. Güncel koşulları GİB’in e-Fatura sayfasından ve geçiş takviminden izleyin. Zorunlu olmayan mükellefler de isterlerse uygulamaya katılabilir.

Nasıl düzenlenir ve iletilir?

Belge, GİB’in belirlediği fatura biçiminde (UBL-TR) hazırlanır. GİB’in yayımladığı biçim ve standarda uymayan ya da e-Fatura uygulaması üzerinden gönderilmeyen bir belge, tebliğ kapsamında e-Fatura sayılmaz. Mükellef uygulamadan üç yolla yararlanır: GİB’in e-Belge portalı, GİB’den izin almış bir özel entegratörün sistemi ya da kendi bilgi işlem sisteminin GİB’e doğrudan bağlanması.

Fatura numarası 16 karakterdir: 3 karakterlik birim kodu, 4 karakterlik yıl ve her yılın ilk günü 1’den başlayan 9 karakterlik sıra numarası. Bir mükellef aynı numarayı iki kez kullanamaz.

Kabul, red ve itiraz

GİB’in kılavuzları temel ve ticari fatura senaryolarını ayrı anlatır. Temel senaryoda belge alıcıya ulaşınca süreç tamamlanır, itiraz harici yollarla yapılır. Ticari senaryoda alıcı, e-Fatura uygulaması üzerinden verdiği yanıtla faturayı kabul eder ya da reddeder. Türk Ticaret Kanunu’nun 21. maddesinin 2. fıkrasına göre faturayı alan kişi 8 gün içinde içeriğine itiraz etmezse içeriği kabul etmiş sayılır. Harici itiraz noter, taahhütlü mektup, telgraf ya da kayıtlı elektronik posta ile yapılır.

IWB’de e-Fatura

Kesimde otomatik gönderim açıksa (varsayılan ayar budur), satış faturasını kestiğiniz anda e-Belge kaydı da oluşur ve gönderim sırasına girer. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını IWB gönderim anında entegratöre sorar; belge buna göre e-Fatura ya da e-Arşiv olur. Gönderimden önce IWB belgeyi GİB kurallarına göre denetler. Kurala uymayan belge, varsayılan olarak numara almadan bekletilir. Fatura numarası ilk gönderimde verilir, yeniden denemeler aynı numarayla gider.

Belgeyi IWB hazırlar. Mali mührü seçtiğiniz entegratör (EDM Bilişim, TürkKEP, Veriban ya da BirFatura) basar ve belgeyi GİB’e iletir. GİB’e iletilmiş e-Fatura sistemden iptal edilmez; düzeltme iade faturasıyla yapılır.

Gelen e-Fatura kutusu EDM ve Veriban’da saatte bir taranır. Diğer entegratörlerde gelen fatura dosyasını içe aktarırsınız. Ticari senaryoda Kabul ya da Reddet yanıtınız entegratör üzerinden iletilir; 8 günlük yanıt süresi faturanın satırında geri sayılır. e-Fatura kullanıcısı olan bir tedarikçinin kâğıt faturasını elle girerseniz IWB kayıt anında uyarır, ama kaydı engellemez.