İçeriğe geçin
IWB AIRapor beklemeyin: işinizin durumunu sorun, yanıtı kendi verinizden alın.Nasıl çalışır
Dosyalar

Her dosya ait olduğu kaydın yanında dursun

Siparişe, faturaya ya da sözleşmeye eklediğiniz dosya o kayıtta durur ve arşivde kendi klasörüne gider, yeni sürüm eskisini silmez. Klasörleri kime açacağınızı siz seçersiniz, mali belgeler saklama süresi dolmadan kalıcı olarak silinemez.

Demo isteyinTeklif alın

Tarayıcıda çalışır. Bulutta da kendi sunucunuzda da aynı IWB'yi kullanırsınız.

Önizleme
PDF, görsel, Word, Excel
Hazır belge türü
16
Mali belge saklama
10 yıl
Bağlı modüller
6

01

Siparişin çizimi siparişin yanında dursun

Bir kaydın Dosyalar sekmesine yüklediğiniz dosya o kayda bağlanır ve arşivde kayıt türünün klasörüne gider. Sipariş eki Satış, alış faturası eki Satınalma, personel belgesi Özlük Dosyaları klasöründe durur. Arşivdeki bir dosyayı yeniden yüklemeden başka bir kayda da bağlarsınız. Teklifin, siparişin ve faturanın PDF'ini de aynı sekmeden arşive kaydedersiniz.

  • Kayda bağlı bütün dosyaları tek ZIP olarak indirirsiniz
  • Bir görseli kaydın kapak görseli yaparsınız
  • Aynı PDF'i yeniden arşivlemek kopya açmaz, yeni sürüm ekler

Dosyayı, bağlı kayıtları görebilen açar

Bir dosyayı açmak için o dosyaya ve bağlı olduğu her kayda erişiminiz olmalı. Bir kayıtla bağı kopardığınızda dosya arşivde kalır.

02

Son hâl belli olsun, eski sürüm kaybolmasın

Yeni sürüm yüklediğinizde dosyanın bağları ve paylaşımları aynı kalır, eski sürümler dosyanın Sürümler sekmesinde durur. Eski bir sürüme dönmek onu yeni sürüm olarak ekler, böylece geçmiş silinmez. PDF'i, görseli ve metin dosyasını tarayıcıda açarsınız, Word ve Excel dosyasının içeriğini indirmeden görürsünüz.

  • Her sürümü ayrı ayrı indirirsiniz
  • Word önizlemesinde sayfa düzeni ve görseller, Excel önizlemesinde grafikler gösterilmez
  • Teklifi güncelleyip PDF'ini yeniden arşivlediğinizde yeni sürüm eklenir

03

Süresi dolan belge teklif günü fark edilmesin

Dosyaya belge türünü ve geçerlilik tarihlerini girersiniz. İmza sirküleri, vergi levhası ve SGK borcu yoktur yazısı dâhil 16 belge türü hazır gelir, bunların 12'si geçerlilik sonu girilmeden yüklenemez. Geçerliliğin bitmesine 30 gün kala dosyayı güncelleyebilen kullanıcılara bildirim gider.

İhale evrakı arşivden bağlanır

İhale evrak listesi istenen türdeki ve son teklif tarihini kapsayan belgeyi Dosyalar'da bulup satıra bağlar. Yeni belgeyi yükledikten sonra "Belgeleri Tazele" ile listeyi güncellersiniz.

04

Dışarıya giden dosyanın süresi ve sınırı olsun

Seçtiğiniz dosyaları tek bağlantıyla paylaşırsınız, alıcı oturum açmadan dosyaları tek tek ya da ZIP olarak indirir. Bağlantıya geçerlilik süresi ve indirme sınırı koyarsınız, isterseniz 6 haneli şifre eklersiniz. Alıcının açtığı sayfada IWB hesabınızın adı yazar, gönderen kişinin adı yazmaz.

  • Hatalı şifre denemelerinde bağlantı kilitlenir, kilit 15 dakikadan 24 saate kadar uzar
  • Açtığınız bağlantıları tek listede görür, istediğinizi hemen kaldırırsınız
  • Şifre açık hâliyle saklanmaz, yalnız bağlantıyı oluştururken görürsünüz

05

Arşivi herkese açmadan ekipçe çalışın

Arşiv kendiliğinden herkese açılmaz: hazır rollerde kullanıcı başkasının yüklediği dosyayı göremez, hepsini yalnız çalışma alanının sahibi görür. Bir klasörü kullanıcıya, role ya da İnsan Kaynakları açıksa birime açarsınız, isterseniz paylaşım alt klasörlere ve içindeki dosyalara da geçer. Görüntüleme, düzenleme, silme ve paylaşma haklarını ayrı ayrı verir, paylaşıma bitiş tarihi koyarsınız.

  • Paylaşım bitiş tarihinde kendiliğinden sona erer
  • Yalnız kendinizde olan hakları başkasına verebilirsiniz
  • "Kontrol et" ile bir kullanıcının erişimini denetlersiniz

Tek dosya da paylaşılır

Klasörü açmadan tek bir dosyayı da paylaşırsınız. Dosya ekranında "Paylaş" sistemdeki kullanıcılara, "Bağlantı" dışarıya açar.

e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin dönem arşivini mi arıyorsunuz?e-Dönüşüm'e geçin

06Belge akışı

Denetimde istenen belgeyi aramayın

Teklif isteğine eklenen tedarikçi teklifi, siparişin PDF'i ve alış faturasının taraması arşivde Satınalma klasöründe toplanır, mal kabul fotoğrafı Stok klasöründe durur. Faturaya ve stok fişine bağlı dosyalar 10 yıllık saklama süresi dolmadan kalıcı olarak silinemez.

  1. Teklif isteğiSTT-2026-00012
  2. SiparişSAS-2026-00098
  3. Mal kabulFIS-2026-00511
  4. Alış faturasıALF-2026-00318
  5. Arşiv

07IWB AI

Dosyayı klasör klasör aramayın

Dosyayı adıyla, açıklamasıyla, türüyle ya da favorilerinizden sorun. IWB AI en çok 5 sonucu ve toplam sayıyı getirir, yalnız görmeye yetkili olduğunuz dosyaları listeler.

IWB AI'ı görün

Dosya yüklemek, taşımak, etiketlemek ve paylaşmak sizde kalır. IWB AI Dosyalar'da arama yapar.

Sorularınızı yanıtlar

  1. İmza sirküleri dosyamız nerede?

    IWB AI
    Belgeler aranıyor

    Adında imza sirküleri geçen 2 dosya var. En yenisi İmza sirküleri 2026.pdf, 16.10.2026'da eklendi.

    PDFİmza sirküleri 2026.pdf1,2 MBPDFİmza sirküleri 2025.pdf1,1 MB

  2. Favorilerimdeki PDF dosyalarını listele

    IWB AI
    Belgeler aranıyor

    Favorilerinizde 4 PDF var. En yeni üçü:

    PDFİmza sirküleri 2026.pdf1,2 MBPDFVergi levhası.pdf286,4 KBPDFTicaret sicil gazetesi.pdf2,1 MB

  3. Adında metraj geçen Excel dosyaları hangileri?

    IWB AI
    Belgeler aranıyor

    Adında metraj geçen 2 Excel dosyası var:

    XLSXMetraj listesi.xlsx48,2 KBXLSXCephe metrajı rev1.xlsx96,7 KB

Bu modülde IWB AI yalnız okur: kayıt açmaz, değiştirmez.

08Yetenekler

Dosyalar ile neler yapabilirsiniz

  • Klasör ağacı ve etiketler

    Alt klasör açar, dosyayı sürükleyip klasöre bırakırsınız. Renkli etiketlerle klasörden bağımsız gruplar kurarsınız.

  • Sürükleyip bırakarak yükleme

    Birden çok dosyayı sayfaya bırakırsınız. Yükleme kuyruğunda hata veren dosyayı yeniden denersiniz.

  • ZIP olarak indirme

    Bir klasörü ya da seçtiğiniz en çok 500 dosyayı tek ZIP olarak indirirsiniz. Açılamayan dosya arşivde ayrıca listelenir.

  • Filtre ve kayıtlı görünüm

    Türe, boyuta, belge türüne ve eklenme tarihine göre filtreler, sık kullandığınız filtreyi görünüm olarak kaydedersiniz.

  • Depolama göstergesi ve kota

    Kullanılan alanı kenar çubuğunda görürsünüz. Kota koyarsanız gösterge %80'de sarıya, kota dolunca kırmızıya döner.

  • Yinelenen dosyalar

    Aynı içerikli dosyaları gruplar hâlinde görür, ne kadar yer kapladıklarını öğrenirsiniz.

  • Yükleme sınırları

    Çalıştırılabilir dosyalar varsayılan olarak yüklenmez. Dosya başına boyut sınırını 512 MB'a kadar siz belirlersiniz.

  • Çöp kutusu

    Silinen dosya varsayılan olarak 30 gün bekler, bu sürede geri alırsınız. Süreyi ayarlardan değiştirir ya da otomatik temizliği kapatırsınız.

09Mevzuat

Saklama süresi dolmadan mali belge silinmesin

Faturaya, fişe, sözleşmeye ya da masraf beyanına bağlı dosya, türü seçilmemiş olsa da mali belge sayılır. Süre dosyanın arşive girdiği yılın sonundan işler: 2026'da yüklenen belge 31 Aralık 2036'ya kadar kalıcı olarak silinemez.

  • TTK m.82Ticari defter ve belgelerin 10 yıllık saklama süresi uygulanır.
  • VUK m.253Vergi kanunundaki 5 yıllık süre yerine ondan uzun olan 10 yıl esas alınır.
  • Bilanço ve gelir tablosu ile sözleşme türleri hazır olarak mali belge sınıfındadır
  • Teklife, siparişe ya da talebe bağlanmak dosyayı mali belge yapmaz

10Bağlı çalıştığı modüller

Aynı veritabanında, aynı yetki yapısıyla çalışır

11

Sık sorulan sorular

Dosyalar ayrıca açılması gereken bir modül mü?

Hayır. Dosyalar her IWB hesabında açık gelir ve kapatılamaz, çünkü öteki modüllerin kayıtlarına eklenen dosyalar burada durur. Kimin hangi dosyayı göreceğini kullanıcı yetkileri ve klasör paylaşımları belirler.

Dosyaların içinde arama yapılır mı?

Arama dosya adında ve açıklamasında yapılır. Dosyaları türüne, etiketine, belge türüne ve eklenme tarihine göre de filtreler, filtreyi görünüm olarak kaydedersiniz. PDF ya da Word dosyasının içindeki metinde arama yoktur.

Hangi dosyalar indirmeden açılır?

PDF, görsel (PNG, JPEG, WebP, GIF) ve düz metin dosyaları tarayıcıda açılır. Word (.docx) ve Excel (.xlsx) dosyalarının içeriği önizleme olarak gösterilir; sayfa düzeni, görseller ve grafikler bu önizlemede yer almaz. Öteki dosyaları indirerek açarsınız.

Müşteriye dosyayı nasıl gönderirim?

Dosyaları seçip paylaşım bağlantısı oluşturursunuz. Bağlantıya geçerlilik süresi (varsayılan 7 gün, en çok 365 gün), indirme sınırı ve isterseniz 6 haneli şifre koyarsınız. Alıcı oturum açmadan dosyaları tek tek ya da ZIP olarak indirir, bağlantıyı istediğiniz an kaldırırsınız.

Silinen dosyayı geri alabilir miyim?

Evet. Silinen dosya çöp kutusuna gider ve varsayılan olarak 30 gün bekler, süreyi ayarlardan değiştirirsiniz. Mali kayda bağlı ya da mali belge türündeki dosya, saklama süresi dolmadan çöp kutusundan da kalıcı olarak silinemez.