ERP nedir?

ERP (Enterprise Resource Planning, kurumsal kaynak planlama), bir işletmenin satış ve satın alma, stok ve üretim, muhasebe ve finans, insan kaynakları gibi işlevlerini ortak bir veritabanı üzerinde yürüten iş yazılımıdır. Bölümler ayrı programlarda ayrı listeler tutmaz; hepsi aynı cari kartı, aynı ürün kartını ve aynı belge zincirini kullanır. Bir bilgi bir kez girilir ve gereken her ekranda aynı değerle görünür.

ERP ne işe yarar?

ERP’nin asıl işi, iş akışındaki belgeleri birbirine bağlamaktır. Teklif kabul edilince siparişe, sipariş sevkiyata ve faturaya, fatura tahsilata ve muhasebe kaydına dönüşür. Ayrı programlarla çalışan bir işletmede her adım yeniden yazılır, tutarlar elle taşınır ve hatalar çoğu zaman ay sonu mutabakatında ortaya çıkar. Ortak veritabanında ise satıştaki bir değişiklik stokta, finansta ve muhasebede aynı kayıt üzerinden görünür.

ERP denince genellikle modüllerden oluşan bir paket anlaşılır: işletme ihtiyaç duyduğu modüllerle başlar, diğerlerini sonradan ekler.

ERP seçerken nelere bakılır?

• Kapsam: işletmenin kendine özgü süreçleri (servis, laboratuvar, ihale, proje) hazır modül olarak var mı, yoksa ek yazılım mı gerekiyor?
• Kurulum modeli: yazılım sağlayıcının bulutunda mı çalışacak, işletmenin kendi sunucusunda mı?
• Yetki: kim hangi kaydı ve hangi alanı görüyor, onay akışları tutara ve kişiye göre kurulabiliyor mu?
• Yerel mevzuat: e-Belge, yasal defter, SGK ve İş Kanunu süreleri ürünün içinde mi, dış bir araç mı gerekiyor?
• Veri: veriler dışa aktarılabiliyor mu, eski sistemden aktarım nasıl yapılıyor?

Türkiye’de ERP ve e-Belge

Türkiye’de faturalama, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) e-Fatura, e-Arşiv fatura ve e-İrsaliye gibi elektronik belge uygulamalarıyla iç içedir. GİB’e göre e-Fatura yeni bir belge türü değildir, kâğıt faturayla aynı niteliklere sahiptir. Uygulamaya kayıtlı mükellefler birbirlerine düzenledikleri faturaları e-Fatura olarak göndermek ve almak zorundadır. Kayıtlı olmayan alıcıya kâğıt fatura düzenlenir; satıcı e-Arşiv uygulamasına dâhilse bu fatura e-Arşiv fatura olarak düzenlenir. Bu yüzden Türkiye’de kullanılacak bir ERP’nin, alıcının durumuna göre doğru belge türünü seçebilmesi gerekir.

IWB’de ERP

IWB, tarayıcıda çalışan web tabanlı bir ERP’dir. Satış ve muhasebeden servis ve laboratuvara kadar 25’ten fazla modülü vardır. İster bulutta kullanın ister kendi sunucunuza kurun, IWB aynıdır. Bütün modüller tek veritabanında çalışır: teklif siparişe, sipariş faturaya dönüşür, fatura muhasebecinin onay listesine gelip yevmiye fişine çevrilir. Satış, satın alma, finans ve e-Belge aynı cari kartını kullanır.

İhtiyacınız olan modüllerle başlar, diğerlerini sonradan açarsınız. Grup şirketleri aynı IWB hesabında ayrı şirketler olarak açılır ve her şirket kendi defterini tutar. IWB e-Belgeleri GİB’in belirlediği biçimde kendisi hazırlar. e-Fatura ve e-Arşiv için mali mühür ve GİB’e iletim, seçtiğiniz entegratör üzerinden yapılır. Bordroyu IWB değil, kullandığınız bordro programı hesaplar: İnsan Kaynakları puantajı o programa aktarılacak CSV dosyası olarak verir.