Gizlilik Politikası

Sürüm 2026-10-v2 · Güncelleme 20 Ekim 2026

Bu politika neyi kapsar

Bu politika, aşağıdaki şirketin kişisel verilere nasıl yaklaştığını anlatır:

Firmanet Yazılım ve Teknoloji A.Ş. (“Firmanet”), Büyükkayacık OSB Mahallesi, 101. Cadde, InnoPark Konya TGB, B Blok, No:4/105, 42160 Selçuklu / Konya. Telefon: +90 (312) 439 3940. E-posta: [email protected]

Politikada Firmanet kendinden “biz” diye söz eder. Politika şu alanları kapsar:

iwb.com.tr web sitesi ve sitedeki demo ve fiyat talep formları; bize telefon ve e-postayla ulaşmanız.
IWB uygulaması: bulut kurulum (app.iwb.com.tr ve şirketadi.iwb.com.tr biçimindeki müşteriye özel adresler) ve kendi sunucunuza kurulum.
IWB AI: IWB uygulamasındaki yapay zekâ özellikleri.

Bu politika bir çerçevedir; aydınlatma metinlerinin yerine geçmez. Hangi verinizi hangi amaçla, hangi hukuki sebeple ve ne kadar süre işlediğimizi size ait aydınlatma metni anlatır. Hangi metnin size ait olduğunu aşağıdaki “Size ait metin” bölümünde bulursunuz.

Politika, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun (ETK) md. 3/1-d uyarınca uyguladığımız gizlilik kurallarını da açıklar. Firmanet çalışanlarına ilişkin işlemler bu politikanın konusu değildir.

Rollerimiz

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) iki rol tanımlar. Veri sorumlusu, verinin hangi amaçla ve hangi yöntemle işleneceğine karar verir. Veri işleyen, veri sorumlusu adına ve onun talimatıyla işler. Rolümüzü sözleşmedeki adlandırmaya göre değil, bu kararları fiilen kimin verdiğine göre belirleriz. Aynı veri için farklı amaçlarla iki rolü birlikte üstlenebiliriz.

Veri sorumlusu olduğumuz işlemler

iwb.com.tr ziyaretlerinde sunucu erişim günlüğü ve formlarda kötüye kullanımı önleme kayıtları.
Demo ve fiyat talep formları; telefon ve e-postayla gelen talepler.
Onay verdiğiniz pazarlama e-postaları.
Müşteri, iş ortağı ve tedarikçi yetkilileriyle teklif, sözleşme, kurulum, eğitim, faturalama ve tahsilat ilişkisi; abonelik, plan ve sözleşme kayıtları.
IWB kullanıcılarının hesap ve giriş güvenliği: giriş, iki adımlı doğrulama, hesap kilidi, cihaz sınırı, oturum kayıtları ve hesap e-postaları (davet, parola sıfırlama, doğrulama kodu).
Destek talepleri: başvuranın adı, e-postası, çalışma alanı ve şirket adı, sayfa ve tarayıcı bilgisi, açıklama.
Plan sınırı ve faturalama için kullanım sayıları: kullanıcı sayısı ve IWB AI kullanım miktarı.
Kendi sunucunuza kurulumda isteğe bağlı güncelleme aracısının gönderdiği işletim bilgisi.
Çalışan adaylarının başvuruları ve kişisel veri başvuruları.

Hesap ve oturum kayıtlarını müşteri de kendi kullanıcılarını yönetmek için görür. Bu kullanımda veri sorumlusu müşteridir, biz veri işleyeniz.

Veri işleyen olduğumuz işlemler

Aşağıdaki işlemleri müşteri adına ve müşterinin talimatıyla yaparız:

Bulut kurulumda çalışma alanındaki bütün iş verisi: cari, personel, belge, e-posta, dosya, servis, konum ve benzeri kayıtlar.
Destek talebine eklenen ekran görüntüsü ve dosyalardaki iş verisi.
Ekibimizin yönetim panelinden müşteri adına yaptığı işlemler: kullanıcı açma, kilit açma, parola sıfırlama, anonimleştirme.
Müşterinin kendi hesabıyla bağladığı hizmetlere (e-Belge entegratörü, SMS, WhatsApp, banka hesap hareketi akışı, e-posta kutusu) yapılan iletim.
IWB AI ve IWB AI konuşma kayıtları.
Kendi sunucunuza kurulumda, müşterinin izniyle kurulum, veri aktarımı, uyarlama ve destek için yapılan erişim.
Eski ERP verisinin IWB’ye aktarımı.
Görevler modülünün çalışma alanı başına tutulan günlük kullanım sayaçları.

Bu verilerde veri sorumlusu müşteridir. Verilerin hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işleneceğine müşteri karar verir; kendi çalışanlarını, müşterilerini ve diğer ilgili kişileri müşteri aydınlatır. Bu veriler için Firmanet adına aydınlatma yapmayız. Bize gelen başvuruları müşteriye iletiriz.

Kendi sunucunuza kurulumda müşteri verisi müşterinin sunucusundadır. Bu veriye yalnız müşterinin izin verdiği iş için ve müşterinin sağladığı yöntemle erişiriz.

Size ait metin

Siz	Size ait metin
Siteyi ziyaret ettiniz, demo ya da fiyat formu doldurdunuz, bize telefon ya da e-postayla ulaştınız	KVKK Aydınlatma Metni: web sitesi ve talep formları
Müşterimizin yetkilisi, IWB kullanıcısı, iş ortağımızın ya da tedarikçimizin yetkilisisiniz	Aydınlatma Metni: müşteriler, ürün kullanıcıları, iş ortakları ve tedarikçiler
Bize iş başvurusu yaptınız	Aydınlatma Metni: çalışan adayları
Pazarlama e-postalarına onay verdiniz ya da vermeyi düşünüyorsunuz	Ticari elektronik ileti onayı ve açık rıza metni
Bir müşterimizin IWB çalışma alanında veriniz var (o şirketin çalışanı, müşterisi ya da tedarikçisisiniz)	Veri sorumlusu o şirkettir ve aydınlatmayı o şirket yapar. Müşterilerimizle aramızdaki kurallar: Veri İşleme Sözleşmesi
Çerezleri ve tarayıcı depolamasını merak ediyorsunuz	Çerez Politikası
Verilerin ne kadar saklandığını öğrenmek istiyorsunuz	Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
Bir hakkınızı kullanmak istiyorsunuz	Kişisel veri başvurusu
Sitenin kullanım kurallarını arıyorsunuz	Web Sitesi Kullanım Koşulları

Web sitesi

iwb.com.tr çerez, yerel depolama ya da benzeri tarayıcı depolaması kullanmaz. Analitik, reklam, harita, video ya da sohbet aracı yüklemez; yazı tipleri sitenin kendi sunucusundan gelir. Harita, LinkedIn ve durum sayfası gibi dış adresler yalnız bağlantıya tıkladığınızda açılır; açılan sayfada o hizmetin kendi kuralları geçerlidir.

Erişim günlüğü

Siteye yapılan her istek sunucu erişim günlüğüne yazılır: IP adresi, tarih ve saat, istenen adres (adreste kampanya parametreleri varsa onlar dahil), yönlendiren adres ve tarayıcı bilgisi. Bu kaydı sitenin güvenli çalışması ve kötüye kullanımın tespiti için tutar, 6 ay saklarız.

Talep formları

Demo ve fiyat formlarına yazdığınız bilgiler, sunucudaki talep servisinden Firmanet’in kendi IWB çalışma alanına aktarılır. Bu aktarımda kullanılan erişim anahtarı tarayıcınıza inmez. Satış ekibimiz talebinize telefon ya da e-postayla dönüş yapar.

Talep çalışma alanına kaydedilemezse talep servisinin geçici dosyasında bekler. Bu dosya aktarımdan sonra, en geç 7 günde silinir.
Talep servisinin kendi kayıtlarında ad, e-posta ve telefon yer almaz.
Talebin hangi sayfa ve kampanyadan geldiğini anlamak için forma gelmeden önce baktığınız site içi sayfayı ve adresteki kampanya parametrelerini kaydederiz. Başka bir siteden geldiyseniz yalnız o sitenin adını kaydederiz.
Formlarda otomatik gönderimleri ayırt eden üç önlem vardır: görünmez bir alan; form ilk kullanıldığında alınan ve tarayıcıda saklanmayan imzalı zaman damgası; IP adresi başına gönderim sınırı. Gönderim sınırı için IP adresiniz yalnız bellekte ve 10 dakika tutulur.
Pazarlama e-postası kutusu işaretsiz gelir ve talebin şartı değildir.
Kendi çalışma alanımızdaki talep kayıtlarını IWB AI ile işlemeyiz.

Ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni: web sitesi ve talep formları ve Çerez Politikası’ndadır.

IWB uygulaması

Bulut kurulum

Bulut kurulumda müşterinin çalışma alanındaki iş verisini müşteri adına, veri işleyen olarak işleriz. Bu ilişkinin kuralları Veri İşleme Sözleşmesi’ndedir. Sunucular yurt içindeki barındırma sağlayıcısındadır; sağlayıcının unvanı abonelik sözleşmesinde yazılı olarak bildirilir.

Müşteri, veri sorumlusu olarak yükümlülüklerini yerine getirmek için uygulamadaki KVKK araçlarını kullanır: kullanıcı, gerçek kişi cari ve cari yetkilisi anonimleştirme; süresi dolan İK özlük verisinin İK eylemiyle anonimleştirilmesi; özel alanlar için hassas veri işareti.

Müşterinin kendi hesabıyla bağladığı hizmetlerde (e-Belge entegratörü, SMS, WhatsApp, banka hesap hareketi akışı, Google ya da Microsoft e-posta kutusu) sağlayıcıyla sözleşme müşterinindir. Veriyi bu hizmetlere müşterinin talimatıyla iletiriz.

Hesap ve platform güvenliği

Kullanıcı hesaplarını ve uygulamayı korumak için şu kayıtları veri sorumlusu olarak tutarız: ad, e-posta, parola özeti, iki adımlı doğrulama anahtarı ve kurtarma kodları, hatalı giriş sayısı, cihaz kimliği çerezi, tarayıcı ve işletim sistemi etiketi, son bölümü maskelenmiş IP adresi ve son görülme zamanı. Oturum kayıtları 90 gün sonra silinir. Uygulama sunucusunun erişim günlüğü 1 yıl saklanır.

Davet, parola sıfırlama ve doğrulama kodu e-postalarını Resend aracılığıyla göndeririz; bu gönderim yurt dışına aktarımdır (Yurt dışına aktarım bölümüne bakın). Plan sınırı ve faturalama için kullanıcı sayısını ve IWB AI kullanım miktarını kişiye bağlamadan, toplam olarak işleriz.

Uygulama yalnız oturum ve güvenlik için birinci taraf çerez kullanır; üçüncü taraf çerez ve ölçüm aracı çalışmaz. Çerezlerin adı, amacı ve süresi Çerez Politikası’ndadır.

Ayrıntılar Aydınlatma Metni: müşteriler, ürün kullanıcıları, iş ortakları ve tedarikçiler’ndedir.

Destek ve yönetim paneli

Destek için bize e-postayla ya da telefonla ulaşabilirsiniz. Uygulamadaki “Hata Bildir” düğmesiyle açtığınız destek talepleri destek kayıt sistemimize kaydedilir. Talebe eklediğiniz ekran görüntüsü ve dosyalar talep kapandıktan 6 ay sonra silinir; bunların içindeki iş verisini müşteri adına işleriz.

Ekibimiz destek ve işletim için yönetim panelini kullanır. Panelden yapılan değiştirme işlemleri, müşterinin kendi güvenlik günlüğüne “Panel” kaydıyla yazılır.

Kendi sunucunuza kurulum

Veri müşterinin sunucusundadır. Yönetim için dışarıdan bağlantı açılmaz; lisans internetsiz doğrulanır.

Kurulum, veri aktarımı, uyarlama ve destek için yalnız müşterinin izniyle ve müşterinin sağladığı yöntemle erişiriz. Bu erişimde veri işleyeniz.
IWB AI ve destek kaydı gibi Firmanet hesabıyla çalışan dış hizmetler, kurulumda etkinleştirilmedikçe kapalıdır. Etkinleştirilirse bulut kurulumdaki kurallar uygulanır.
Güncelleme aracısı isteğe bağlıdır. Kurulursa bize yalnız işletim bilgisi gönderir: sürüm, sağlık, disk ve yedek durumu, sunucunun IP adresi. Bu bilgiyi güncelleme ve işletim için veri sorumlusu olarak 1 yıl saklarız.

Veri aktarımı, kapatma ve sözleşme sonu

Eski sisteminizden IWB’ye veri aktarırken kullanılan aktarım dökümleri, aktarım tamamlandıktan 90 gün sonra silinir.
Kapatılan çalışma alanı 30 gün içinde geri alınabilir, sonra kalıcı olarak silinir. Saklama süresi dolmamış mali belge varsa çalışma alanı otomatik silinmez.
Sözleşme sona erdiğinde, müşteri isterse verisini 30 gün içinde makinece okunabilir biçimde teslim ederiz.

IWB AI

IWB AI, IWB uygulamasındaki yapay zekâ özelliklerinin adıdır: sohbet, ihale belgesi okuma, fiş okuma, servis önerisi ve doğal dille filtre. IWB AI’ı kullandığınızda bir yapay zekâ ile iletişim kurarsınız; yanıtları bir yapay zekâ modeli üretir.

IWB AI’daki verileri müşteri adına, veri işleyen olarak işleriz. Model hizmetini alt işleyen olarak OpenAI sağlar.

Modele giden veriler

Sorunuz ya da isteğiniz; doğal dille filtrede yazdığınız ifade.
Konuşmanın son mesajları.
Sizin yetkinizle okunan kayıtlar. IWB AI yalnız sizin görebildiğiniz veriyle çalışır.
Yüklediğiniz görseller, örneğin fiş fotoğrafı.
İhale belgesi okumada yalnız sizin verdiğiniz belge metni.

Modele gitmeyen veriler

Rolünüzde gizli ya da maskeli olan alanlar: modele gönderilmeden önce çıkarılır.
Görme yetkiniz olmayan kayıtlar.
İhale belgesi okumada sistemdeki özgeçmiş ve diploma gibi kişisel belgeler.
Sesiniz: sesle girişte IWB’ye ses gelmez, yalnız yazı gelir.

Sağlayıcı, yurt dışı ve eğitim

IWB AI için OpenAI kullanılır; bu sırada yukarıda sayılan veriler ABD’ye aktarılır. Aktarılan ülke için Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun (Kurul) yeterlilik kararı bulunmadığından aktarım, Kurul’un ilan ettiği standart sözleşme imzalanarak ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na (Kurum) bildirilerek yapılır (KVKK md. 9/4-c ve 9/5).

IWB AI’a gönderilen veriler yapay zekâ modellerinin eğitiminde kullanılmaz. Biz kullanmayız; sağlayıcı da sözleşme ve hesap ayarıyla kullanmaz.

Denetim sizde

Kayıt değiştiren her işlem için IWB AI önce onayınızı ister. Siz onaylamadan kayıt değişmez.
IWB AI’ın yazdığı kayıtlar, yapay zekâ tarafından yazıldığını gösteren bir etiket taşır.
Müşteri IWB AI’ı çalışma alanı bazında kapatabilir. Servis ve İhale modüllerinin yapay zekâ özellikleri varsayılan olarak kapalıdır.
Kullanıcı anonimleştirildiğinde o kullanıcının IWB AI konuşmaları da silinir. Sildiğiniz konuşmalar 30 gün içinde kalıcı olarak silinir.

Sonuçları kontrol edin

Yapay zekâ yanıtları hatalı ya da eksik olabilir. Özellikle bir aday, çalışan ya da müşteri hakkında karar vermeden önce sonuçları kendiniz kontrol edin. Yalnız otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucu aleyhinize çıkan bir sonuca itiraz etme hakkınız IWB AI ile işlenen veriler için de geçerlidir. IWB AI’daki veriler müşterinin çalışma alanında olduğu için bu verilerle ilgili başvurunuzu müşteriye iletiriz.

Güvenlik

Bugün uyguladığımız tedbirler şunlardır:

Her müşterinin verisi uygulamada ve veritabanında ayrı ayrı korunur.
Yetki rol ve alan düzeyinde verilir. Gizli ve maskeli alanlar ekranda, dışa aktarmada, raporda ve IWB AI’a gönderimde gizlenir.
Kullanıcı parolaları özetlenerek, entegrasyon parolaları ve bağlantı anahtarları şifrelenerek saklanır.
Uygulamaya şifreli bağlantıyla erişilir.
Parola en az 8 karakterdir; büyük ve küçük harf ile rakam içerir. 5 hatalı denemede hesap 5 dakika kilitlenir.
İki adımlı doğrulama vardır. Kullanıcı kendisi açabilir; kurulum genelinde zorunlu da kılınabilir.
Oturum kayıtlarında IP adresinin son bölümü maskelenir, tarayıcı parmak izi tutulmaz. Kayıtlar 90 gün sonra silinir.
Güvenlik günlüğü yetki değişikliklerini, erişim retlerini, özel nitelikli veri okuma izini, kişisel veri içeren dosya indirmelerini ve yönetim panelinden yapılan değiştirme işlemlerini (“Panel” kaydıyla) tutar.
Talep formlarında otomatik gönderimi ayırt eden önlemler vardır (Web sitesi bölümü).
Personelimiz gizlilik taahhüdü verir. Müşteri verisine erişim yetkisi görev gereğiyle sınırlıdır.
Yedekler 30 günden uzun tutulmaz.

Ürün güvenliğinin ayrıntısı Güvenlik sayfasındadır.

Yurt dışına aktarım

Kişisel verileri yurt dışına şu üç hizmet için aktarırız:

Hizmet	Sağlayıcı	Yurt dışına aktarılan veriler	Ülke
Kurumsal e-posta ([email protected] ve personel e-postaları)	Microsoft	Talep, destek, aday, müşteri ve başvuru yazışmaları ile ekleri	Standart sözleşmede yazılı ülke
IWB AI yapay zekâ modeli	OpenAI	IWB AI bölümünde sayılan veriler	ABD
Hesap ve işlem e-postalarının gönderimi	Resend	Davet, parola sıfırlama ve doğrulama kodu e-postaları; müşteri kendi e-posta kutusunu bağlamadıysa fatura ve teklif gibi belge e-postaları: alıcının e-posta adresi, e-postanın içeriği ve ekleri	Standart sözleşmede yazılı ülke

Bu hizmetler için tabloda adı geçen sağlayıcılar kullanılır; bu sırada tabloda yazılı veriler yurt dışına aktarılır. Aktarılan ülke için Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun yeterlilik kararı bulunmadığından aktarım, Kurul’un ilan ettiği standart sözleşme imzalanarak ve Kurum’a bildirilerek yapılır (KVKK md. 9/4-c ve 9/5).

Site ve bulut kurulum sunucuları yurt içindeki barındırma sağlayıcısındadır.
Personelimiz müşteri verisine yalnız Türkiye’den erişir.
Müşteri adına işlediğimiz verilerde kullandığımız alt işleyenler Veri İşleme Sözleşmesi’nde sayılır.
Müşterinin kendi hesabıyla bağladığı hizmetlerde sağlayıcıyla sözleşme müşterinindir; bu hizmetlere yapılan aktarımın dayanağını müşteri sağlar.
Yeni bir hizmet nedeniyle yurt dışına aktarım gerekirse, aktarım başlamadan önce bu politikayı ve ilgili aydınlatma metinlerini güncelleriz.

Veri ihlali

Veri sorumlusu olduğumuz verilerde bir ihlali öğrendiğimizde gecikmeksizin ve en geç 72 saat içinde Kurul’a bildiririz. Etkilenen kişileri belirledikten sonra onlara da en kısa sürede bildiririz: iletişim bilginiz varsa doğrudan, yoksa sitede duyuru gibi uygun bir yolla. Bildirimde şunlar yer alır:

ihlalin zamanı,
etkilenen veri kategorileri,
ihlalin olası sonuçları,
aldığımız ve sizin alabileceğiniz tedbirler,
bilgi alabileceğiniz iletişim kanalı.

Müşteri adına işlediğimiz verilerde ihlali öğrendikten sonra 24 saat içinde müşteriye bildiririz. Kurul’a ve ilgili kişilere bildirim müşterinin yükümlülüğüdür; bunun için gereken bilgiyi müşteriye sağlarız.

Bildirim için gereken bilgilerin tamamı henüz elimizde değilse bunları aşamalı olarak iletiriz; bildirimde gecikme olursa gerekçesini Kurul’a açıklarız. Her ihlali, etkilerini ve aldığımız tedbirleri ihlal kayıt defterine işleriz. Veri ihlali müdahale planımızı düzenli olarak gözden geçiririz.

Saklama

Kişisel verileri yalnız işlendikleri amaç için gereken süre ve kanunların öngördüğü süre boyunca saklarız; süre dolunca siler, yok eder ya da anonimleştiririz. Her kaydın süresi size ait aydınlatma metninde, tablonun tamamı Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’ndadır.

Periyodik imhayı altı ayda bir, Ocak ve Temmuz aylarında yapar ve tutanağa bağlarız. Silme talebinizi periyodik imhayı beklemeden 30 gün içinde sonuçlandırırız. Müşteri adına işlediğimiz verilerin saklama süresini müşteri belirler; ürün içi süreler ve sözleşme sonundaki silme Veri İşleme Sözleşmesi’ndedir.

Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi isteme, işlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı kişileri bilme, düzeltilmesini, silinmesini veya yok edilmesini ve bunun aktarılan kişilere bildirilmesini isteme, yalnız otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucu aleyhinize bir sonuca itiraz etme ve zararınızın giderilmesini isteme haklarına sahipsiniz. Başvuru yolları ve cevap süresi Kişisel veri başvurusu sayfasındadır.

Başvurunuzu en geç 30 gün içinde yazılı ya da elektronik olarak cevaplarız. Veriniz bir müşterimizin IWB çalışma alanındaysa veri sorumlusu o müşteridir; başvurunuzu 5 iş günü içinde müşteriye iletir ve size bildiririz. Başvurunuz reddedilirse, cevabımızı yetersiz bulursanız ya da süresinde cevap vermezsek Kurul’a şikâyet edebilirsiniz.

Çocuklar

IWB işletmelere yöneliktir. iwb.com.tr, IWB uygulaması ve IWB AI 18 yaşından küçüklere yönelik değildir. Bir müşterimizin çalışma alanında 18 yaşından küçük kişilere ait veri bulunuyorsa bu verinin veri sorumlusu müşteridir.

Değişiklikler

Bu politikayı ürünümüz, kullandığımız hizmetler ya da mevzuat değiştiğinde güncelleriz. Yeni bir alıcı ya da yeni bir yurt dışına aktarım gibi önemli değişiklikleri uygulamaya başlamadan önce bu sayfada yayımlarız. Müşteri verisinin işlenişini etkileyen değişiklikleri ayrıca Veri İşleme Sözleşmesi’ndeki usulle müşterilerimize bildiririz.

Bu politika bilgilendirme amaçlıdır; size bir yükümlülük getirmez. Politikanın asıl dili Türkçedir; başka bir dildeki sürümü bilgi içindir.

Sürüm ve güncelleme tarihi sayfanın başındadır. Metni değiştirdiğimizde yeni sürümü bu adreste yayımlarız; değişiklik yayımlandığı tarihten itibaren uygulanır.