KVKK Aydınlatma Metni: web sitesi ve talep formları

Kısaca

Bu metin, iwb.com.tr web sitesini ziyaret ettiğinizde, sitedeki demo ya da fiyat talep formunu doldurduğunuzda veya bize telefonla ya da e-postayla ulaştığınızda Firmanet Yazılım ve Teknoloji A.Ş.’nin (“Firmanet”, “biz”) kişisel verilerinizi nasıl işlediğini anlatır. Site çerez ve benzeri tarayıcı depolaması kullanmaz, ölçüm ya da reklam aracı yüklemez; ziyaretiniz sırasında sunucumuz bir erişim günlüğü tutar. Talep ve iletişim bilgilerinizi talebinize dönüş yapmak, demo planlamak ve teklif hazırlamak için işleriz; pazarlama e-postasını yalnız ayrıca onay verirseniz göndeririz. İş başvuruları Aydınlatma Metni: çalışan adayları, sözleşmeye dönüşen talepler ise Aydınlatma Metni: müşteriler, ürün kullanıcıları, iş ortakları ve tedarikçiler kapsamındadır.

Veri sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca bu metinde anlatılan kişisel verilerin veri sorumlusu Firmanet’tir:

Firmanet Yazılım ve Teknoloji A.Ş. (“Firmanet”), Büyükkayacık OSB Mahallesi, 101. Cadde, InnoPark Konya TGB, B Blok, No:4/105, 42160 Selçuklu / Konya. Telefon: +90 (312) 439 3940. E-posta: [email protected]

Kişisel verilerinizle ilgili sorularınız ve başvurularınız için bu adreslerden bize ulaşabilirsiniz.

Hangi verileri işliyoruz

İşlediğimiz veriler, bize hangi yoldan ulaştığınıza göre değişir. Formlarda “zorunlu” yazmayan alanları doldurmadan da talep gönderebilirsiniz.

Nereden	Kategori	Veriler
Siteyi ziyaret ettiğinizde (form doldurmasanız da)	İşlem güvenliği	Sunucu erişim günlüğünde IP adresi, tarih ve saat, istenen sayfa adresi (adresteki kampanya parametreleri dahil), yönlendiren adres, tarayıcı bilgisi
Demo talep formu	Kimlik	Ad soyad (zorunlu)
Demo talep formu	İletişim	İş e-postası ve telefon, seçtiğiniz ülke koduyla (zorunlu)
Demo talep formu	Talep	Firma adı ve kullanıcı sayısı aralığı (zorunlu); sektör, ilgilendiğiniz modüller ve not (isteğe bağlı)
Fiyat teklifi formu	İletişim	İş e-postası (zorunlu); telefon, seçtiğiniz ülke koduyla (isteğe bağlı)
Fiyat teklifi formu	Talep	Kullanıcı sayısı aralığı (zorunlu); kurulum tercihi ve firma adı (isteğe bağlı)
Fiyat teklifi formu	Kimlik	Ad soyad (isteğe bağlı; pazarlama onayı verirseniz zorunlu)
İki formda otomatik eklenen bilgiler	Talep	Konu (forma belirli bir konu için yönlendirildiyseniz, örneğin IWB Klasik’ten geçiş), sayfa dili, talep kodu, gönderim zamanı
İki formda otomatik eklenen bilgiler	Pazarlama	Kampanya parametreleri (bağlantıya eklenen kampanya ve reklam takip değerleri); forma gelmeden önce bakılan site içi sayfa; başka bir siteden geldiyseniz yalnız o sitenin adı
İki formda otomatik eklenen bilgiler	İşlem güvenliği	IP adresi (yalnız bellekte, 10 dakika); imzalı zaman damgası
Pazarlama kutusu (yalnız işaretlerseniz)	Kimlik, İletişim, Pazarlama	Ad soyad, e-posta, firma adı; onay kaydı: onay zamanı, onay metninin sürümü, onayın verildiği form
Telefon ve e-posta	Kimlik, İletişim	Ad soyad, e-posta adresi, telefon ve bize ilettiğiniz diğer iletişim bilgileri
Telefon ve e-posta	Talep	Mesajınızın içeriği ve e-postanıza eklediğiniz dosyalar

iwb.com.tr çerez, yerel depolama ya da benzeri tarayıcı depolaması kullanmaz. Sitede analitik, reklam, harita, video ya da sohbet aracı yüklenmez; yazı tipleri de kendi sunucumuzdan gelir. Harita, LinkedIn ve sistem durum sayfası gibi dış adresler yalnız bağlantıya tıkladığınızda açılır; açılan sitede o sitenin kendi kuralları geçerlidir. Ayrıntılar Çerez Politikası sayfasındadır.

Amaçlar ve hukuki sebepler

Verilerinizi yalnız aşağıdaki amaçlarla ve her amacın yanında yazan hukuki sebebe dayanarak işleriz.

Amaç	Veri kategorileri	Hukuki sebep
Sitenin güvenli çalışması ve kötüye kullanımın tespiti	İşlem güvenliği (erişim günlüğü)	KVKK md. 5/2-f: sitenin güvenliğini sağlama ve kötüye kullanımı tespit etme konusundaki meşru menfaatimiz
Talebinize dönüş yapmak, demo planlamak ve yürütmek, teklif hazırlamak, satış görüşmesi yapmak	Kimlik, İletişim, Talep	Talebi kendi adınıza yaptıysanız KVKK md. 5/2-c (bir sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması). Talebi bir şirket adına yaptıysanız KVKK md. 5/2-f: o şirketin talebini karşılama konusundaki meşru menfaatimiz
Telefonla ve e-postayla gelen soruları yanıtlamak	Kimlik, İletişim, Talep (mesaj içeriği)	KVKK md. 5/2-f: bize ulaşan sorulara cevap verme konusundaki meşru menfaatimiz; soru bir sözleşme öncesi talepse KVKK md. 5/2-c
Talebin hangi sayfa ve kampanyadan geldiğini ölçmek	Pazarlama (kampanya parametreleri, gelinen sayfa ve site)	KVKK md. 5/2-f: tanıtım çalışmalarımızın hangi kanaldan talep getirdiğini bilme konusundaki meşru menfaatimiz
Formların kötüye kullanımını önlemek	İşlem güvenliği (IP adresi, imzalı zaman damgası)	KVKK md. 5/2-f: formları otomatik ve toplu gönderimlere karşı koruma konusundaki meşru menfaatimiz
Pazarlama e-postaları göndermek	Kimlik, İletişim, firma adı, onay kaydı	Açık rızanız (KVKK md. 5/1) ve 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun (ETK) md. 6 uyarınca onayınız
Onay kayıtlarını saklamak ve kişisel veri başvurularınızı cevaplamak	Onay kaydı, yazışmalar	KVKK md. 5/2-ç (hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmemiz)
Bir uyuşmazlıkta haklarımızı korumak	Yazışmalar	KVKK md. 5/2-e (bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması)

Meşru menfaatimize dayandığımız işlemlerde, işlemenin temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemesini gözetir ve veriyi amaçla sınırlı tutarız. Talep kayıtlarını IWB AI ile işlemeyiz.

Verileri nasıl topluyoruz

Site ziyareti. Tarayıcınızın sitemize gönderdiği her istekte sunucuda erişim günlüğü kaydı oluşur. Bu toplama tamamen otomatik yolla yapılır.

Talep formları. Formu siz doldurursunuz. Konu, sayfa dili, gelinen sayfa, gelinen sitenin adı ve kampanya parametreleri form açıkken tarayıcınızda kendiliğinden dolar; talep kodu ve gönderim zamanı sunucuda eklenir. Bu toplama elektronik ortamda, kısmen otomatik yolla yapılır. Gönderdiğiniz form, sitemizin sunucusundaki talep servisine ulaşır; talep servisi talebi Firmanet’in kendi IWB çalışma alanındaki müşteri ilişkileri modülüne aktarır. Talep o anda bu modüle kaydedilemezse sunucuda geçici bir dosyada bekler; geçici dosya aktarımdan sonra, her durumda oluşmasından en geç 7 gün içinde silinir. Talep servisinin kendi çalışma kayıtlarında ad, e-posta ve telefon yer almaz.

Kötüye kullanım önlemleri. Formlarda otomatik gönderimi ayırt etmek için görünmez bir alan, formu ilk kullandığınızda alınan ve tarayıcınızda saklanmayan imzalı bir zaman damgası ve IP adresi başına gönderim sınırı kullanırız. Gönderim sınırı için tutulan IP adresi yalnız bellekte durur ve 10 dakika sonra kendiliğinden silinir.

Metnin sürümü. Talep kaydına, formun yanında bağlantısı verilen bu metnin sürüm etiketi de yazılır. Böylece talebinizi gönderdiğinizde hangi metnin yayında olduğu bellidir.

Telefon ve e-posta. E-postayla gönderdikleriniz kurumsal e-posta sistemimizde elektronik ortamda toplanır. Telefonda ilettiklerinizi görüşmeyi yapan çalışanımız talep kaydına işler; bu, veri kayıt sisteminin parçası olarak otomatik olmayan yolla toplamadır. Satış ekibimiz talebinize telefonla ya da e-postayla dönüş yapar.

Formlardaki bilgi satırı bu metne bağlanır. Bu metin bilgilendirme içindir; okumanız için onay vermeniz gerekmez ve sizden onay istemeyiz.

Kimlerle paylaşıyoruz

Firmanet içinde talep kayıtlarını, talebinize dönüş yapan satış ekibi kullanır. Verilerinizi aşağıdaki alıcılara yalnız yanlarında yazan amaçla ve bu amacın gerektirdiği ölçüde aktarırız.

Alıcı	Aktarılan veriler	Amaç
Yurt içindeki sunucu barındırma hizmeti sağlayıcısı	Erişim günlüğü, form verileri, talep kayıtları	Sitenin, talep servisinin ve IWB çalışma alanımızın çalıştığı sunucuların barındırılması
Microsoft (kurumsal e-posta hizmeti)	Bize e-postayla gönderdikleriniz ve size yazdıklarımız; bunlardaki kimlik, iletişim ve talep bilgileri	Talebinize e-postayla dönüş ve sizinle yazışma
İleti Yönetim Sistemi (İYS)	Yalnız pazarlama onayı verdiyseniz: e-posta adresiniz, onay ya da ret bilginiz ve tarihi	Onayların ve retlerin ETK uyarınca kayda geçirilmesi
Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Kurul), mahkemeler, icra daireleri ve diğer yetkili kamu kurumları	Talep ettikleri ya da kanunun gerektirdiği veriler	Kanuni yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve uyuşmazlıklar
Hukuk danışmanlığı hizmeti aldığımız kişiler	Uyuşmazlıkla ilgili yazışmalar ve kayıtlar	Haklarımızın korunması

Yurt dışına aktarım

Kurumsal e-posta hizmeti için Microsoft kullanılır; bu sırada bize e-postayla gönderdikleriniz ve size yazdığımız iletiler ile bunlardaki kimlik, iletişim ve talep bilgileriniz yurt dışına aktarılır. Aktarılan ülke için Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun yeterlilik kararı bulunmadığından aktarım, Kurul’un ilan ettiği standart sözleşme imzalanarak ve Kurum’a bildirilerek yapılır (KVKK md. 9/4-c ve 9/5). Burada “Kurum”, Kişisel Verileri Koruma Kurumu’dur.

Sitenin, talep servisinin ve talep kayıtlarının bulunduğu sunucular yurt içindeki barındırma sağlayıcısındadır.

Ne kadar saklıyoruz

Kayıt	Süre	Süre ne zaman başlar
Site erişim günlüğü	6 ay	Kayıt anı
Form gönderim sınırı için IP adresi	10 dakika, yalnız bellekte	İstek anı
Talep servisinin geçici dosyası (müşteri ilişkileri modülüne o an kaydedilemeyen talep)	Aktarımdan sonra silinir; her durumda en geç 7 gün	Dosyanın oluşması
Sözleşmeye dönüşmeyen talepler, telefon ya da e-postayla sorduklarınız ve bunlarla ilgili yazışmalar	24 ay; süre sonunda silinir ya da anonimleştirilir	Son iletişim
Pazarlama onay kaydı	3 yıl	Onayın sona ermesi (geri alınması)
Pazarlama gönderim listesindeki ad, e-posta ve firma	Onay sürdükçe; reddiniz 3 iş günü içinde uygulanır	Ret
Ticari ileti gönderim kayıtları	3 yıl	Kayıt anı

Süresi dolan kayıtlar, kendiliğinden silinmiyorsa, süreyi izleyen ilk periyodik imhada silinir, yok edilir ya da anonimleştirilir. Periyodik imhayı altı ayda bir, Ocak ve Temmuz aylarında yaparız ve tutanağa bağlarız. Silme talebinizi, saklamamızı gerektiren bir sebep kalmamışsa periyodik imhayı beklemeden en geç 30 gün içinde sonuçlandırırız. Talebiniz sözleşmeye dönüşürse kayıtlar Aydınlatma Metni: müşteriler, ürün kullanıcıları, iş ortakları ve tedarikçiler sayfasındaki sürelerle saklanır. Saklama ve imha kurallarımızın tamamı Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası sayfasındadır.

Pazarlama e-postaları

Formlardaki pazarlama kutusu işaretsiz gelir ve talebinizin şartı değildir; kutuyu işaretlemezseniz size pazarlama e-postası göndermeyiz. Onayın kapsamı, geri alma yolu ve kayıt süreleri Ticari elektronik ileti onayı ve açık rıza metni sayfasında ayrıca anlatılır.

Haklarınız ve başvuru

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi isteme, işlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı kişileri bilme, düzeltilmesini, silinmesini veya yok edilmesini ve bunun aktarılan kişilere bildirilmesini isteme, yalnız otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucu aleyhinize bir sonuca itiraz etme ve zararınızın giderilmesini isteme haklarına sahipsiniz. Başvuru yolları ve cevap süresi Kişisel veri başvurusu sayfasındadır.

Başvurunuzu üç yoldan yapabilirsiniz. Birincisi, ıslak imzalı yazılı başvurudur; bunu merkez adresimize elden, postayla ya da noter aracılığıyla iletebilirsiniz. İkincisi, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzaladığınız e-postadır. Üçüncüsü, Firmanet’e daha önce bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda bulunan e-posta adresinizden yazdığınız e-postadır. Son iki yolda e-postayı [email protected] adresine gönderirsiniz. Başvurunuzu kayda alır ve en geç 30 gün içinde yazılı ya da elektronik olarak cevaplarız. Başvurunuz reddedilirse, cevabımızı yetersiz bulursanız ya da süresinde cevap vermezsek, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilirsiniz.

Değişiklikler

Verilerinizi bu metinde yazmayan yeni bir amaçla işlemeden önce bu metni güncelleriz; yeni amaç için işleme, güncel metin yayımlanmadan başlamaz. Kişisel verilere genel yaklaşımımız ve öteki metinlerimiz Gizlilik Politikası sayfasındadır.

Sürüm ve güncelleme tarihi sayfanın başındadır. Metni değiştirdiğimizde yeni sürümü bu adreste yayımlarız; değişiklik yayımlandığı tarihten itibaren uygulanır.