Özel entegratör nedir?

e-Belge uygulamalarına katılan bir mükellef, belgelerini Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) ve alıcıya üç yoldan biriyle ulaştırır. 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği bunları GİB Portal Yöntemi, Özel Entegratör Yöntemi ve Doğrudan Entegrasyon Yöntemi olarak sayar. Özel entegratör ikinci yolun kuruluşudur. Tebliğ onu elektronik belgelerin oluşturulması, imzalanması ve iletilmesi konusunda mükelleflere hizmet verecek teknik yeterliğe sahip entegrasyon kuruluşu olarak tanımlar. Bu kuruluş, test ve değerlendirme süreçleri sonunda GİB’den izin alır.

Ne iş yapar?

Tebliğe göre özel entegratör, hizmet verdiği mükellef için e-Belgeyi ve e-Belge raporunu oluşturabilir, mali mühürle onaylayabilir, zaman damgası kullanabilir, belgeyi alıcıya ve gerektiğinde belgeyi ya da raporu GİB’e elektronik ortamda iletebilir. Belgeler mükellefin kendi mali mührü ya da nitelikli elektronik sertifikasıyla onaylanır; mükellef isterse özel entegratörün mali mührü kullanılır.

GİB portalı, sistem entegrasyonu için yeterli altyapısı olmayan kullanıcılara GİB’in sunduğu internet arayüzüdür. Doğrudan entegrasyon, GİB’in belirlediği şartları sağlayan ve kendi bilgi işlem sistemini GİB’e 7/24 bağlayabilen mükelleflere açıktır. Özel entegratör yönteminde mükellef kendi sistemini GİB’e bağlamaz; e-Belgeyi entegratörün bilgi işlem sistemi üzerinden gönderir ve alır. GİB’in özel entegrasyon sayfası bu yolu, faturalama ihtiyacı farklılaşan ya da çok sayıda fatura düzenleyen ve kendi bilgi işlem altyapısı yetersiz kalan mükellefler için bir imkân olarak tanımlar.

Yükümlülükleri nelerdir?

İzinli özel entegratörlerin listesi ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanır; e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye gibi belge türleri için ayrı listeler vardır. Özel entegratör, hizmet verdiği mükelleflerin ticari sır niteliğindeki bilgilerini belge oluşturma, imzalama, gönderme ve alma amacı dışında kullanamaz ve taraflardan yazılı izin almadan GİB dışında kimseyle paylaşamaz. Belge alıp göndermede kullanılan yazılım ve donanımın Türkiye sınırları içinde bulunması zorunludur.

Entegratör, düzenlenen belgelerin GİB sistemlerinden erişilip görüntülenebilmesi, sorgulanabilmesi ve doğrulanabilmesi için gerekli tedbirleri almak zorundadır. Kurallara aykırı davranan ve istenen eksikliği verilen sürede gidermeyen entegratörün izni GİB tarafından iptal edilebilir.

Hizmet, entegratörün anlaştığı mükellefin bilgilerini GİB sistemine yükleyip onay almasıyla başlar. Mükellef, kullanıcı hesabı GİB tarafından tanımlandıktan sonra uygulamadan yararlanır. Tebliğe göre e-Belgeyi entegratörün sistemi aracılığıyla göndermek ve almak, mükellefin muhafaza ve ibraz ödevini ortadan kaldırmaz.

IWB’de özel entegratör

IWB özel entegratör değildir. Belgeyi IWB, GİB’in belirlediği biçimde hazırlar; mali mührü şirketinizin seçtiği entegratör basar ve belgeyi GİB’e iletir. Entegratörle sözleşmeyi şirketiniz kendisi yapar ve entegratör hesabının bilgilerini e-Belge ayarlarına girer. Her şirket için EDM Bilişim, TürkKEP, Veriban ya da BirFatura seçilebilir. Entegratör parolası şifreli saklanır. Bağlantı test edilirken şirketin vergi kimlik numarası, entegratör hesabındaki numarayla karşılaştırılır.

Başlangıçta test modu açıktır: test belgeleri entegratörün test ortamına gider, GİB’e ulaşmaz ve listede TEST etiketiyle görünür. Gerçek gönderime geçiş ayarlardan yapılır.

IWB’de yapılabilenler entegratöre göre değişir. Gelen e-Fatura kutusu EDM ve Veriban’da saatte bir taranır; diğer entegratörlerde gelen fatura dosyası içe aktarılır. e-İrsaliye gönderimi Veriban’da çalışır, geçmiş e-Faturalar EDM arşivinden alınır. Kalan kontör sorgulanabilir. EDM ve TürkKEP’te kontör belirlenen sınırın altına inince uyarı çıkar. Entegratörden 4 saattir sonuç gelmeyen belgeler “Entegratörde asılı” olarak ayrıca sayılır.