e-İrsaliye nedir?

Sevk irsaliyesi, malın satıcının deposundan çıkıp alıcıya ulaşana kadar yanında taşınan belgedir: neyin, ne kadar, kimden kime ve hangi araçla gittiğini gösterir. e-İrsaliye aynı belgenin elektronik biçimidir. Kâğıda basılmaz; belge Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) belirlediği biçimde hazırlanır, alıcıya elektronik olarak ulaşır ve elektronik olarak saklanır.

Kimler e-İrsaliye düzenler?

e-İrsaliye uygulaması 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile düzenlenir. Tebliğ belirli sektörlere ve belirli büyüklükteki mükelleflere geçiş zorunluluğu getirir. Kapsam yıllar içinde genişlediği için güncel koşulları GİB’in e-İrsaliye sayfasından izleyin. Zorunlu olmayan mükellefler de isterlerse uygulamaya katılabilir.

e-İrsaliye düzenleyebilmek için iki taraf da uygulamaya kayıtlı olmalıdır. Alıcı kayıtlı değilse sevkiyat için kâğıt irsaliye düzenlenir. Bu yüzden gönderimden önce alıcının kayıtlı kullanıcı listesinde olup olmadığına bakılır.

Nasıl düzenlenir ve gönderilir?

Belge, e-Faturada olduğu gibi GİB’in belirlediği biçimde hazırlanır. Mükellef belgeyi GİB’e doğrudan ya da GİB’in izin verdiği bir özel entegratör üzerinden gönderir; özel entegratör belgeyi mali mühürle imzalar ve alıcıya iletir. Alıcı malı teslim alınca gönderene irsaliye yanıtıyla döner.

Kâğıt irsaliyede olduğu gibi e-İrsaliyede de taşımaya ait bilgiler belgenin parçasıdır: taşıyıcı, araç ve teslim adresi. Bu bilgileri eksik olan belge geçerli bir sevk belgesi sayılmaz.

Fatura ile ilişkisi

İrsaliye malın hareketini, fatura satışın bedelini belgeler. Vergi Usul Kanunu’nun 231. maddesinin 5. bendine göre fatura, malın teslim tarihinden itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenir. Mal irsaliyeli faturayla değil de irsaliyeyle sevk edildiyse faturanın bu süre içinde kesilmesini izlemek gerekir.

IWB’de e-İrsaliye

IWB’de e-İrsaliyeyi depodan çıkışı belgeleyen sevkiyat fişinden gönderirsiniz. IWB önce alıcının e-İrsaliye kullanıcısı olup olmadığını sorgular; alıcı kayıtlı değilse kâğıt irsaliyeyle devam edebilirsiniz. Gönderim için taşıyıcı unvanı, araç plakası ya da şoför adından en az biri ve teslim adresinin il, ilçe ve posta kodu gerekir. Bu bilgiler eksikse belge bekletilir, belge numarası boşa harcanmaz. Alıcının yanıtı sevkiyatın teslim durumuna işlenir. Yanıt 7 gün içinde gelmezse sevkiyat kabul edilmiş sayılır.

Gelen e-İrsaliyeler ayrı bir kutuda listelenir ve mal kabul fişiyle eşleştirilir. Gelen irsaliye tedarikçinin sevk bildirimidir ve stoku değiştirmez; mal, kabul edildiğinde stoka girer. Servis’te emanet iadesi, tedarikçiye iade (RMA), ikame cihaz ve değişim sevki için de e-İrsaliye düzenlenebilir.

e-İrsaliye gönderimi ve gelen irsaliye kutusu Veriban entegratörüyle çalışır. Fatura tarafında ise sevk edildiği hâlde 7 gündür faturalanmayan satırı olan siparişler, Satış’taki “Faturası geciken” kartında görünür.