e-Arşiv fatura nedir?

Bir işletme e-Fatura kullanıcısı olsa da müşterilerinin hepsi e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayabilir. 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği bu alıcılar için e-Arşiv faturayı tanımlar: elektronik ortamda oluşturulan ve e-Fatura dışında kalan elektronik fatura. Belge kâğıt faturayla aynı hukuki niteliği taşır. Alıcıya kâğıt olarak verilen ya da elektronik ortamda iletilen hâli belgenin aslı, düzenleyenin elektronik ortamda sakladığı hâli ikinci nüsha sayılır.

e-Fatura ile farkı nedir?

Fark belgenin içeriğinde değil, alıcıdadır. e-Arşiv uygulamasına kayıtlı bir mükellef, e-Fatura kullanıcısı olan alıcıya faturayı e-Fatura olarak, e-Fatura kullanıcısı olmayan vergi mükellefine ya da vergi mükellefi olmayan kişiye ise e-Arşiv fatura olarak düzenler. Satıcı ve alıcının ikisi de e-Fatura kullanıcısıysa aralarındaki faturaların tamamı e-Fatura olmalıdır.

e-Fatura alıcıya GİB’in e-Fatura uygulaması üzerinden ulaşır. e-Arşiv fatura ise alıcının talebine göre internet dâhil elektronik ortamda iletilir ya da kâğıt çıktı olarak verilir; elektronik iletimde ayrıca kâğıda basılması gerekmez. e-Arşiv faturada düzenleme tarihinin yanında saat ve dakika da gösterilir. İnternet üzerinden yapılan satışlarda fatura elektronik ortamda iletilir ve üzerinde “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” ifadesi yer alır. e-Arşiv uygulamasına girmek için önce e-Fatura uygulamasına dâhil olmak gerekir.

Kimler düzenlemek zorunda?

e-Fatura uygulamasına dâhil olan mükellefler e-Arşiv fatura uygulamasına da geçmek zorundadır. Tebliğin 573 ve 589 Sıra No.lu tebliğlerle değişen güncel metnine göre, e-Arşiv uygulamasına dâhil olmayan mükelleflerin düzenlediği faturalar 1 Ocak 2026’dan itibaren (ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için 1 Ocak 2027’den itibaren) tutarına bakılmaksızın, tebliğdeki istisnalar dışında, e-Arşiv fatura olarak düzenlenir. Bu faturalar GİB’in e-Belge düzenleme portalından ya da GİB’den izin alan özel entegratörlerin sistemlerinden düzenlenir.

İptal ve rapor

GİB’in e-Arşiv iptal ve itiraz kılavuzuna göre e-Arşiv faturanın iptali için 8 günlük süre, belgenin alıcıya iletildiği tarihte başlar ve iptal her durumda bu süre içinde yapılır. Harici itiraz yolları da kullanılabilir; bu durumda itirazın sistem üzerinden bildirilmesi gerekir.

e-Arşiv fatura alıcıya GİB üzerinden gitmediği için bilgileri GİB’e raporla ulaşır. Tebliğ, iletimini GİB’in yapmadığı e-Belgeler için izinli mükelleflerin ve özel entegratörlerin e-Belge raporunu imzalayıp GİB sistemine aktarmasını ister.

IWB’de e-Arşiv fatura

Satış faturasını kestiğinizde IWB, alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını gönderim anında entegratörden sorgular. Alıcı kayıtlı değilse belge e-Arşiv olarak gönderim sırasına girer. e-Arşiv numaraları e-Faturadan ayrı bir seriden verilir.

Teslim şeklini e-Belge ayarlarında elektronik ya da kâğıt olarak seçersiniz. Elektronik teslimde alıcıya otomatik e-posta gider; giden belgeler listesindeki e-Arşiv satırı e-postanın gönderildiği zamanı gösterir. Faturanın basılı nüshası şirketin kendi fatura tasarımıyla hazırlanır ve üzerinde GİB’in karekod standardına göre karekod ve yazıyla tutar yer alır.

İptal isteği 8 günlük süre içinde entegratöre iletilir. Süre dolduysa IWB iptal isteği göndermez ve sizi iade faturasına yönlendirir.

e-Arşiv raporunu entegratörünüz ya da şirketiniz gönderir; IWB bu raporu hazırlamaz. Raporu hangisinin gönderdiği e-Belge ayarlarına kaydedilir. Bu bilgi girilmemişse ya da raporu şirketiniz kendisi gönderiyorsa kurulum listesi bunu açıkça hatırlatır.