Aydınlatma Metni: çalışan adayları

Kısaca

Bu metin, Firmanet Yazılım ve Teknoloji A.Ş.’ye (“Firmanet”, “biz”) iş başvurusu yaptığınızda kişisel verilerinizi nasıl işlediğimizi anlatır. Başvuruları [email protected] adresine gelen e-postayla alırız; sitede başvuru formu yoktur ve başvurunuz bize başka bir yoldan ulaşırsa da bu metin uygulanır. Özgeçmişinizi yalnız başvurunuzu değerlendirmek ve sizinle iletişim kurmak için işleriz; fotoğraf, T.C. kimlik numarası ve özel nitelikli kişisel veri istemeyiz. Olumsuz sonuçlanan başvuruyu 6 ay saklarız, sonra sileriz; aday havuzunda tutulmanız yalnız ayrıca vereceğiniz açık rızaya bağlıdır.

Veri sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca bu metinde anlatılan kişisel verilerin veri sorumlusu Firmanet’tir:

Firmanet Yazılım ve Teknoloji A.Ş. (“Firmanet”), Büyükkayacık OSB Mahallesi, 101. Cadde, InnoPark Konya TGB, B Blok, No:4/105, 42160 Selçuklu / Konya. Telefon: +90 (312) 439 3940. E-posta: [email protected]

Kişisel verilerinizle ilgili sorularınız ve başvurularınız için bu adreslerden bize ulaşabilirsiniz.

Hangi verileri işliyoruz

Kategori	Veriler	Kimden
Kimlik	Ad soyad	Sizden
İletişim	E-posta adresi, telefon; özgeçmişinizde yer alıyorsa adres	Sizden
Mesleki deneyim	Özgeçmiş, eğitim bilgileri, sertifikalar, başvurduğunuz ekip	Sizden
Değerlendirme	Görüşme notları	Görüşmeleri yapan çalışanlarımızdan
Referans bilgileri	Bildirdiğiniz referansın adı ve iletişim bilgisi; referansın sizin hakkınızdaki görüşü	Sizden ve referansınızdan
Başvuru kaydı	Başvurunuzun tarihi, süreçteki aşamalar ve sonuç	İnsan Kaynakları’nın süreç boyunca tuttuğu kayıtlardan

Referans olarak bildirdiğiniz kişilerin adını ve iletişim bilgisini de işleriz. Bu kişilerle yalnız sizin bilginiz dahilinde görüşürüz ve ilk görüşmede kendilerine kim olduğumuzu, neden aradığımızı ve bu metni bildiririz.

Göndermemenizi istediğimiz bilgiler

Başvurunuzu değerlendirmek için aşağıdaki bilgilere ihtiyacımız yoktur. Lütfen bunları özgeçmişinize ve eklerine koymayın:

• Fotoğraf.
• T.C. kimlik numarası.
• Özel nitelikli kişisel veriler: ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler, biyometrik ve genetik veriler.

Bu bilgileri içeren bir özgeçmiş ya da belge gönderirseniz, bu bilgileri değerlendirmede kullanmayız ve sileriz. İşe alınırsanız, mevzuatın istediği belgeler ve bunların işlenmesi hakkında sizi çalışan aydınlatma metniyle ayrıca bilgilendiririz.

Amaçlar ve hukuki sebepler

Verilerinizi yalnız aşağıdaki amaçlarla ve her amacın yanında yazan hukuki sebebe dayanarak işleriz.

Amaç	Veri kategorileri	Hukuki sebep
Başvurunuzu değerlendirmek, görüşme planlamak ve sizinle iletişim kurmak	Kimlik, İletişim, Mesleki deneyim, Değerlendirme	KVKK md. 5/2-c (bir iş sözleşmesinin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması)
Bildirdiğiniz referanslarla görüşmek	Referans bilgileri	KVKK md. 5/2-f: adayı doğru değerlendirme konusundaki meşru menfaatimiz. Görüşme yalnız sizin bilginiz dahilinde yapılır
Sizi aday havuzunda tutmak ve 12 ay içinde açılan pozisyonlarda değerlendirmek	Kimlik, İletişim, Mesleki deneyim, Değerlendirme	Açık rızanız (KVKK md. 5/1). Bu rıza ayrı bir metinle ve ayrı bir beyanla alınır; aşağıdaki “Aday havuzu için açık rıza metni” bölümüne bakın
Başvuru süreciyle ilgili bir uyuşmazlıkta haklarımızı korumak ve yetkili kamu kurumlarının taleplerini karşılamak	Başvuru kaydı	KVKK md. 5/2-e (bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması); kamu kurumlarının talebinde KVKK md. 5/2-ç (hukuki yükümlülüğümüz)

Meşru menfaatimize dayandığımız işlemlerde, işlemenin temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemesini gözetir ve veriyi amaçla sınırlı tutarız. Başvurunuzun değerlendirilmesi için açık rızanız gerekmez.

Verileri nasıl topluyoruz

Başvuru e-postası. Başvurunuzu [email protected] adresine e-postayla yaparsınız. Konu satırına “Genel başvuru” ve ilgilendiğiniz ekibin adını yazmanızı öneririz, örneğin “Genel başvuru: Test ve Analiz”. Ekiplerimiz Yazılım, Yazılım Destek, Eğitim ve Uyarlama, Test ve Analiz, Satış, Pazarlama, İnsan Kaynakları ve Muhasebe’dir. Ekiplerimiz ve başvuru yolu Kariyer sayfasında anlatılır.

Sitede başvuru formu yoktur. E-postanızla gönderdiğiniz her şey kurumsal e-posta sistemimize elektronik ortamda ulaşır. Başvurular genel posta kutusundan İnsan Kaynakları’na iletilir ve genel posta kutusundaki kopya silinir.

Görüşmeler. Görüşme notlarını görüşmeyi yapan çalışanlarımız tutar ve İnsan Kaynakları kayıtlarına işler; bu, veri kayıt sisteminin parçası olarak otomatik olmayan yolla toplamadır.

Referanslar. Referanslarınızın adını ve iletişim bilgisini sizden alırız. Referansınızın sizin hakkınızdaki görüşünü, sizin bilginiz dahilinde yaptığımız görüşmede referansınızdan alırız.

Bu metin bilgilendirme içindir; okumanız için onay vermeniz gerekmez ve sizden onay istemeyiz. Başvurmadan önce okumanızı öneririz.

Kimlerle paylaşıyoruz

Başvurular yalnız İnsan Kaynakları’nca değerlendirilir; İnsan Kaynakları, görüşmeler için başvurunuzu yalnız başvurduğunuz ekibin yöneticisiyle paylaşır. Verilerinizi Firmanet dışında aşağıdaki alıcılara yalnız yanlarında yazan amaçla ve bu amacın gerektirdiği ölçüde aktarırız.

Alıcı	Aktarılan veriler	Amaç
Microsoft (kurumsal e-posta hizmeti)	Başvuru e-postanız, özgeçmişiniz ve ekleri, sizinle yazışmalarımız	Başvurunun alınması ve sizinle e-postayla iletişim
Bildirdiğiniz referanslar	Adınız ve başvurduğunuz ekip	Referans görüşmesinin yapılması
Mahkemeler ve diğer yetkili kamu kurumları	Talep ettikleri ya da kanunun gerektirdiği veriler	Kanuni yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve uyuşmazlıklar
Hukuk danışmanlığı hizmeti aldığımız kişiler	Uyuşmazlıkla ilgili başvuru kaydı ve yazışmalar	Haklarımızın korunması

Yurt dışına aktarım

Kurumsal e-posta hizmeti için Microsoft kullanılır; bu sırada başvuru e-postanız, özgeçmişiniz ve ekleri ile sizinle yazışmalarımızdaki kimlik, iletişim ve mesleki deneyim bilgileriniz yurt dışına aktarılır. Aktarılan ülke için Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun yeterlilik kararı bulunmadığından aktarım, Kurul’un ilan ettiği standart sözleşme imzalanarak ve Kurum’a bildirilerek yapılır (KVKK md. 9/4-c ve 9/5). Bu metinde “Kurul”, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu; “Kurum”, Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nu anlatır.

Ne kadar saklıyoruz

Kayıt	Süre	Süre ne zaman başlar
Olumsuz sonuçlanan başvuru	6 ay	Sonucun size bildirilmesi ya da sürecin kapanması
Aday havuzu (yalnız açık rızanızla)	12 ay; rızanızı geri alırsanız 30 gün içinde silinir	Rıza tarihi

Olumsuz sonuçlanan başvurunuzu, başvuru süreciyle ilgili bir uyuşmazlıkta haklarımızı koruyabilmek için 6 ay saklarız. Başvurunuzu sonraki başvurularınızla karşılaştırmak ya da sizi başka pozisyonlarda değerlendirmek için saklamayız; sizi başka pozisyonlarda değerlendirmemiz yalnız aday havuzu için vereceğiniz açık rızayla olur. İşe alınırsanız verilerinizin saklanması ve imhası hakkında sizi çalışan aydınlatma metniyle ayrıca bilgilendiririz.

Süresi dolan başvuruları e-posta sistemimizden ve İnsan Kaynakları kayıtlarından, süreyi izleyen ilk periyodik imhada sileriz. Periyodik imhayı altı ayda bir, Ocak ve Temmuz aylarında yaparız ve tutanağa bağlarız. Silme talebinizi, saklamamızı gerektiren bir sebep kalmamışsa periyodik imhayı beklemeden en geç 30 gün içinde sonuçlandırırız. Saklama ve imha kurallarımızın tamamı Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası sayfasındadır.

Haklarınız ve başvuru

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi isteme, işlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı kişileri bilme, düzeltilmesini, silinmesini veya yok edilmesini ve bunun aktarılan kişilere bildirilmesini isteme, yalnız otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucu aleyhinize bir sonuca itiraz etme ve zararınızın giderilmesini isteme haklarına sahipsiniz. Başvuru yolları ve cevap süresi Kişisel veri başvurusu sayfasındadır.

Başvurunuzu üç yoldan yapabilirsiniz. Birincisi, ıslak imzalı yazılı başvurudur; bunu merkez adresimize elden, postayla ya da noter aracılığıyla iletebilirsiniz. İkincisi, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzaladığınız e-postadır. Üçüncüsü, Firmanet’e daha önce bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda bulunan e-posta adresinizden yazdığınız e-postadır. Son iki yolda e-postayı [email protected] adresine gönderirsiniz. Başvurunuzu kayda alır ve en geç 30 gün içinde yazılı ya da elektronik olarak cevaplarız. Başvurunuz reddedilirse, cevabımızı yetersiz bulursanız ya da süresinde cevap vermezsek, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilirsiniz.

Aday havuzu için açık rıza metni

Bu bölüm, yukarıdaki aydınlatmadan ayrı bir açık rıza metnidir. Başvurunuzun değerlendirilmesi için açık rızanız gerekmez; bu rıza yalnız aday havuzu içindir.

Konu	Açıklama
Amaç	Başvurunuzla ilgili süreç bittikten sonra, 12 ay içinde açılan ve niteliklerinize uyan pozisyonlarda sizi değerlendirmek ve bu pozisyonlar için sizinle iletişime geçmek
Veriler	Ad soyad, e-posta adresi, telefon, özgeçmişiniz ve ekleri, eğitim ve sertifika bilgileri, başvurduğunuz ekip, görüşme notları
Kimler görür	İnsan Kaynakları ve açılan pozisyonun ekip yöneticisi. Alıcılar ve yurt dışına aktarım bu metnin yukarıdaki bölümlerinde yazıldığı gibidir
Süre	Rızanızı verdiğiniz tarihten itibaren 12 ay; süre dolunca verileriniz silinir
Nasıl sorulur	Başvurunuzla ilgili değerlendirme bittiğinde size e-postayla sorarız
Nasıl verilir	Bu e-postaya aşağıdaki beyanla yanıt verirsiniz. Yanıt vermezseniz ya da başka bir yanıt verirseniz aday havuzuna alınmazsınız
Vermemek	Rıza vermemeniz başvurunuzun sonucunu etkilemez
Geri alma	Rızanızı [email protected] adresine yazarak dilediğiniz an geri alabilirsiniz. Geri alma ileriye etkilidir; verilerinizi 30 gün içinde sileriz

Beyan:

Aday havuzunda 12 ay tutulmayı kabul ediyorum.

Bu cümleyle verdiğiniz yanıt, bu bölümde yazan amaç, veri, süre ve koşullarla sınırlı açık rızanızdır.

Değişiklikler

Verilerinizi bu metinde yazmayan yeni bir amaçla işlemeden önce bu metni güncelleriz; yeni amaç için işleme, güncel metin yayımlanmadan başlamaz. Kişisel verilere genel yaklaşımımız ve öteki metinlerimiz Gizlilik Politikası sayfasındadır.

Sürüm ve güncelleme tarihi sayfanın başındadır. Metni değiştirdiğimizde yeni sürümü bu adreste yayımlarız; değişiklik yayımlandığı tarihten itibaren uygulanır.