Aydınlatma Metni: müşteriler, ürün kullanıcıları, iş ortakları ve tedarikçiler
Sürüm 2026-10-v1 · Güncelleme 20 Ekim 2026
Kısaca
Bu metin, Firmanet Yazılım ve Teknoloji A.Ş.’nin (“Firmanet”, “biz”) IWB müşterilerinin yetkililerine, IWB uygulamasının kullanıcılarına ve iş ortakları ile tedarikçilerimizin yetkililerine ait kişisel verileri nasıl işlediğini anlatır. Bu metinde “müşteri” IWB’ye abone olan şirketi, “kullanıcı” ise müşterinin IWB’de hesap tanımladığı kişiyi anlatır.
Teklif, sözleşme, faturalama, destek, hesap ve platform güvenliği gibi kendi amaçlarımızla işlediğimiz verilerde veri sorumlusu biziz; bu metin yalnız bu işlemleri anlatır. Müşterinin IWB çalışma alanına girilen iş verisinde ise veri sorumlusu müşteridir; biz bu veriyi müşteri adına ve onun talimatıyla veri işleyen olarak işleriz. Bu ayrım aşağıdaki “Çalışma alanınızdaki veriler” bölümünde anlatılır.
Veri sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca bu metinde anlatılan kişisel verilerin veri sorumlusu Firmanet’tir:
Firmanet Yazılım ve Teknoloji A.Ş. (“Firmanet”), Büyükkayacık OSB Mahallesi, 101. Cadde, InnoPark Konya TGB, B Blok, No:4/105, 42160 Selçuklu / Konya. Telefon: +90 (312) 439 3940. E-posta: [email protected]
Kişisel verilerinizle ilgili sorularınız ve başvurularınız için bu adreslerden bize ulaşabilirsiniz.
Kimin hangi verisini işliyoruz
| Kimin | Kategori | Veriler |
|---|---|---|
| Müşteri yetkilisi | Kimlik | Ad soyad, unvan veya görev |
| Müşteri yetkilisi | İletişim | İş e-postası, telefon, iş adresi |
| Müşteri yetkilisi | Müşteri işlem | Teklif, sözleşme, sipariş ve hizmet kayıtları (kurulum, eğitim, uyarlama, veri aktarımı); abonelik ve plan bilgileri; destek talepleri |
| Müşteri yetkilisi | Hukuki işlem | Sözleşme imzası ve sözleşme dosyaları |
| Müşteri yetkilisi | Finans | Fatura bilgileri (müşteri şahıs şirketiyse T.C. kimlik veya vergi numarası ve adres), ödeme kayıtları |
| Kullanıcı | Kimlik | Ad |
| Kullanıcı | İletişim | E-posta adresi; davet, parola sıfırlama ve doğrulama kodu e-postalarının gönderim kaydı |
| Kullanıcı | İşlem güvenliği | Parola özeti; iki adımlı doğrulama anahtarı ve kurtarma kodları; hatalı giriş sayacı; cihaz kimliği çerezi; tarayıcı ve işletim sistemi etiketi; son bölümü maskelenmiş IP adresi; son görülme zamanı |
| Kullanıcı | İşlem güvenliği | Uygulama sunucusunun erişim günlüğünde IP adresi, tarih, istek ve tarayıcı bilgisi |
| Kullanıcı | İşlem güvenliği | Firmanet personelinin yönetim panelinden hesabınızda yaptığı değiştirme işleminin türü ve zamanı |
| Kullanıcı | Müşteri işlem | Destek talebinizdeki ad, e-posta, çalışma alanı ve şirket adı, sayfa adresi, tarayıcı bilgisi, uygulama hata kayıtları ve açıklama |
| İş ortağı ve tedarikçi yetkilisi | Kimlik, İletişim | Ad soyad, unvan veya görev, iş e-postası, telefon, iş adresi |
| İş ortağı ve tedarikçi yetkilisi | Hukuki işlem | Sözleşme ve sipariş kayıtları |
| İş ortağı ve tedarikçi yetkilisi | Finans | Tedarikçide banka hesap bilgisi; fatura ve ödeme kayıtları |
| Kendi sunucusuna kurulum yapan müşteri (güncelleme aracısını açtıysa) | İşlem güvenliği | Sunucunun IP adresi; sürüm, sağlık, disk ve yedek durumu bilgisi. Bu bilgilerde kişiye bağlı içerik yoktur |
Plan sınırını uygulamak ve faturalamak için müşteri başına kullanıcı sayısını ve IWB AI kullanım miktarını da işleriz; bu sayıları kişiye bağlamadan, toplam olarak tutarız.
Hesap ve oturum güvenliği
Kullanıcı parolalarını yalnız özetlenmiş olarak saklarız. Parola en az 8 karakterdir ve büyük harf, küçük harf ile rakam içerir; 5 hatalı denemede hesap 5 dakika kilitlenir. İki adımlı doğrulamayı kullanıcı kendisi açabilir; kurulum genelinde zorunlu da kılınabilir.
Oturum kayıtlarında IP adresinin son bölümü maskelenir ve tarayıcı parmak izi tutulmaz; biten oturumların kayıtları 90 gün sonra silinir. Aynı anda açık tutulabilecek oturum sayısı için cihaz kimliği çerezi kullanılır. Uygulamanın çerezleri yalnız oturum ve güvenlik içindir ve birinci taraftır; uygulamada üçüncü taraf çerez ve ölçüm aracı çalışmaz. Çerezlerin adı, amacı ve süresi Çerez Politikası sayfasındadır.
Firmanet personeli yönetim panelinden çalışma alanında kullanıcı hesabı açma, kilit açma, parola sıfırlama ya da anonimleştirme gibi bir değiştirme işlemi yaptığında, işlem müşterinin güvenlik günlüğüne “Panel” kaydıyla yazılır. Böylece müşteri, Firmanet’in yönetim panelinden çalışma alanında yaptığı değişiklikleri görür.
Amaçlar ve hukuki sebepler
Verilerinizi yalnız aşağıdaki amaçlarla ve her amacın yanında yazan hukuki sebebe dayanarak işleriz.
| Amaç | Kimin | Veri kategorileri | Hukuki sebep |
|---|---|---|---|
| Teklif hazırlamak, sözleşmeyi kurmak ve yürütmek (kurulum, eğitim, uyarlama ve veri aktarımı hizmeti dahil) | Müşteri yetkilisi | Kimlik, İletişim, Müşteri işlem, Hukuki işlem | Müşteri gerçek kişi ya da şahıs şirketiyse KVKK md. 5/2-c (sözleşmenin kurulması ve ifasıyla doğrudan ilgili olması). Tüzel kişi müşterinin yetkilisiyseniz KVKK md. 5/2-f: müşteriyle kurduğumuz sözleşmeyi yürütme konusundaki meşru menfaatimiz |
| Faturalama, tahsilat ve muhasebe | Müşteri yetkilisi, tedarikçi yetkilisi | Finans | KVKK md. 5/2-ç: 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK) ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK) uyarınca hukuki yükümlülüğümüz; KVKK md. 5/2-c |
| Hizmet bildirimleri göndermek (bakım, sürüm ve güvenlik duyuruları) | Müşteri yetkilisi | İletişim | KVKK md. 5/2-c. Bu iletiler 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun (ETK) md. 6/1 kapsamında kullanım ve bakım iletisi olduğundan onay gerekmez |
| İş ortağı ve tedarikçi ilişkisini yürütmek (satın alma, ortak satış) | İş ortağı ve tedarikçi yetkilisi | Kimlik, İletişim, Hukuki işlem, Finans | Sözleşmenin tarafı sizseniz KVKK md. 5/2-c; bir şirketin yetkilisiyseniz KVKK md. 5/2-f: o şirketle iş ilişkisini yürütme konusundaki meşru menfaatimiz |
| Hesap ve giriş güvenliğini sağlamak | Kullanıcı | Kimlik, İletişim, İşlem güvenliği | KVKK md. 5/2-f: platformun ve hesapların güvenliğini sağlama konusundaki meşru menfaatimiz; hizmetin müşteriye sunulması için KVKK md. 5/2-c |
| Hesap e-postalarını göndermek (davet, parola sıfırlama, doğrulama kodu) | Kullanıcı | İletişim, gönderim kaydı | KVKK md. 5/2-f: hesabınıza güvenli erişim sağlama konusundaki meşru menfaatimiz; KVKK md. 5/2-c |
| Destek talebini yanıtlamak (“Hata Bildir”, e-posta, telefon) | Kullanıcı, müşteri yetkilisi | Kimlik, İletişim, Müşteri işlem | KVKK md. 5/2-c (müşteriye sunduğumuz hizmetin ifası); KVKK md. 5/2-f: bildirilen sorunu çözme konusundaki meşru menfaatimiz |
| Uygulama sunucusunun güvenliğini sağlamak | Kullanıcı | İşlem güvenliği (erişim günlüğü) | KVKK md. 5/2-f: sunucuları kötüye kullanıma karşı koruma konusundaki meşru menfaatimiz |
| Yönetim panelinden yapılan işlemleri kayda geçirmek ve ispat etmek | Kullanıcı | İşlem güvenliği | KVKK md. 5/2-f: müşteri adına yaptığımız işlemleri gösterebilme konusundaki meşru menfaatimiz |
| Kendi sunucusuna kurulumda güncelleme ve işletim | Müşteri | İşlem güvenliği (sunucu bilgisi) | KVKK md. 5/2-f: kurulumun güncel ve çalışır durumda kalmasını izleme konusundaki meşru menfaatimiz |
| Plan sınırını uygulamak ve faturalamak | Müşteri | Kişiye bağlanmayan kullanım sayıları | KVKK md. 5/2-c |
| Haklarımızı korumak ve kamu kurumlarının taleplerini karşılamak | Tüm gruplar | Hukuki işlem, yazışmalar | KVKK md. 5/2-e (bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması); KVKK md. 5/2-ç (hukuki yükümlülüğümüz) |
Meşru menfaatimize dayandığımız işlemlerde, işlemenin temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemesini gözetir ve veriyi amaçla sınırlı tutarız.
Hizmet bildirimleri dışında, kampanya, yeni özellik ve etkinlik duyurusu gibi pazarlama e-postalarını yalnız ayrıca onay verdiyseniz göndeririz; tacir ya da esnaf olsanız da onayınız olmadan pazarlama iletisi göndermeyiz. Onayın kapsamı ve geri alma yolu Ticari elektronik ileti onayı ve açık rıza metni sayfasındadır.
Verileri nasıl topluyoruz
Müşteri, iş ortağı ve tedarikçi yetkilileri. Verilerinizi doğrudan sizden ya da çalıştığınız şirketten; teklif ve sözleşme belgeleri, e-posta, telefon ve toplantılar aracılığıyla alırız. E-postalar ve elektronik belgeler elektronik ortamda toplanır. Telefonda ve toplantıda ilettiklerinizi ilgili çalışanımız kayıtlarımıza işler; bu, veri kayıt sisteminin parçası olarak otomatik olmayan yolla toplamadır. Abonelik, plan, faturalama ve sözleşme kayıtları Firmanet’in yönetim panelinde tutulur.
Kullanıcılar. Hesabınızı çalıştığınız müşterinin yöneticisi açar; adınızı ve e-posta adresinizi müşteri tanımlar. Verileriniz sizden değil müşteriden geldiği için bu metne ilk iletişimde, yani davet e-postasından ve uygulamanın giriş sayfasındaki bağlantıdan ulaşırsınız. Uygulamayı kullandığınızda oturum kayıtları, erişim günlüğü ve hesap e-postalarının gönderim kayıtları tamamen otomatik yolla oluşur.
Destek talepleri. Destek talebini uygulamadaki “Hata Bildir” formuyla, e-postayla ya da telefonla iletirsiniz. “Hata Bildir” formunda açıklamayı siz yazarsınız; sayfa adresi, tarayıcı bilgisi ve uygulama hata kayıtları forma kendiliğinden eklenir. Bu toplama kısmen otomatik yolla yapılır. Destek talepleri yurt içindeki kendi destek kayıt sistemimizde tutulur.
Kendi sunucunuza kurulum. Güncelleme aracısı isteğe bağlıdır. Müşteri aracıyı açarsa, işletim bilgisi aracıdan otomatik olarak bize gelir.
Bu metin bilgilendirme içindir; okumanız için onay vermeniz gerekmez ve sizden onay istemeyiz.
Kimlerle paylaşıyoruz
Firmanet içinde verilerinize yalnız görevi gereği ihtiyaç duyan çalışanlarımız erişir. Verilerinizi aşağıdaki alıcılara yalnız yanlarında yazan amaçla ve bu amacın gerektirdiği ölçüde aktarırız.
| Alıcı | Aktarılan veriler | Amaç |
|---|---|---|
| Çalıştığınız müşterinin yöneticileri | Oturum kayıtlarınız ve güvenlik günlüğündeki kayıtlar (“Panel” kayıtları dahil) | Müşterinin kendi kullanıcı yönetimi ve güvenlik denetimi. Bu kullanımda veri sorumlusu müşteridir |
| Yurt içindeki sunucu barındırma hizmeti sağlayıcısı | Sunucularımızda tutulan verileriniz | Uygulamanın ve kayıtlarımızın çalıştığı sunucuların barındırılması |
| Resend | Adınız, e-posta adresiniz ve hesap e-postasının içeriği | Davet, parola sıfırlama ve doğrulama kodu e-postalarının gönderimi |
| Microsoft (kurumsal e-posta hizmeti) | Sizinle e-posta yazışmalarımız ve ekleri (teklif, sözleşme, fatura ve destek yazışmaları) | Sizinle e-postayla iletişim |
| E-fatura özel entegratörü ve Gelir İdaresi | Fatura bilgileri | E-faturanın düzenlenmesi ve vergi yükümlülüklerimiz |
| Bankalar | Ödeme ve tahsilat kayıtları; tedarikçide banka hesap bilgisi | Tahsilat ve ödeme |
| Hukuk ve mali danışmanlık hizmeti aldığımız kişiler | Gerektiği ölçüde sözleşme, fatura ve yazışmalar | Danışmanlık, denetim ve haklarımızın korunması |
| Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Kurul), mahkemeler, icra daireleri ve diğer yetkili kamu kurumları | Talep ettikleri ya da kanunun gerektirdiği veriler | Kanuni yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve uyuşmazlıklar |
Yurt dışına aktarım
Hesap e-postalarının (davet, parola sıfırlama, doğrulama kodu) gönderimi için Resend kullanılır; bu sırada adınız, e-posta adresiniz ve e-postanın içeriği yurt dışına aktarılır. Aktarılan ülke için Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun yeterlilik kararı bulunmadığından aktarım, Kurul’un ilan ettiği standart sözleşme imzalanarak ve Kurum’a bildirilerek yapılır (KVKK md. 9/4-c ve 9/5). Burada “Kurum”, Kişisel Verileri Koruma Kurumu’dur.
Kurumsal e-posta hizmeti için Microsoft kullanılır; bu sırada sizinle e-posta yazışmalarımız ve ekleri ile bunlardaki kimlik, iletişim, müşteri işlem, hukuki işlem ve finans bilgileriniz yurt dışına aktarılır. Aktarılan ülke için Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun yeterlilik kararı bulunmadığından aktarım, Kurul’un ilan ettiği standart sözleşme imzalanarak ve Kurum’a bildirilerek yapılır (KVKK md. 9/4-c ve 9/5).
Sunucularımız yurt içindeki barındırma sağlayıcısındadır. Müşteri adına işlediğimiz çalışma alanı verilerindeki yurt dışı aktarımlar, IWB AI dahil, Veri İşleme Sözleşmesi ve Gizlilik Politikası sayfalarında anlatılır.
Ne kadar saklıyoruz
| Kayıt | Süre | Süre ne zaman başlar |
|---|---|---|
| Teklif, sözleşme, sipariş ve ticari yazışmalar | 10 yıl | İlişkinin sona erdiği takvim yılının sonu |
| Fatura ve muhasebe belgeleri | 10 yıl | Belgenin ait olduğu takvim yılının sonu |
| İlişkisi biten yetkilinin iletişim kartı (yukarıdaki iki satırın dışındaki) | 2 yıl | İlişkinin sona ermesi |
| Kullanıcı hesabı | Hesap anonimleştirilene ya da çalışma alanı kalıcı silinene kadar | – |
| Oturum kayıtları | 90 gün | Oturumun bitmesi |
| Hesap e-postalarının gönderim kayıtları | Teslim edilenler 90 gün, teslim edilemeyenler 365 gün | Gönderim |
| Uygulama erişim günlükleri (app.iwb.com.tr) | 1 yıl | Kayıt anı |
| Destek kaydı (konu ve yazışmalar) | 10 yıl | Sözleşmenin sona erdiği takvim yılının sonu |
| Destek eki ve ekran görüntüsü | 6 ay | Talebin kapanması |
| Yönetim paneli işlem kayıtları | 2 yıl | Kayıt anı |
| Kendi sunucusuna kurulumda işletim bilgisi | 1 yıl | Kayıt anı |
Ticari kayıtlar ve mali belgeler için 10 yıllık süre TTK md. 82’den gelir; bu süre VUK md. 253’teki 5 yıllık süreden uzun olduğu için uygulanır. Yedekler 30 günden uzun tutulmaz.
Süresi dolan kayıtlar, kendiliğinden silinmiyorsa, süreyi izleyen ilk periyodik imhada silinir, yok edilir ya da anonimleştirilir. Periyodik imhayı altı ayda bir, Ocak ve Temmuz aylarında yaparız ve tutanağa bağlarız. Silme talebinizi, saklamamızı gerektiren bir sebep kalmamışsa periyodik imhayı beklemeden en geç 30 gün içinde sonuçlandırırız. Saklama ve imha kurallarımızın tamamı Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası sayfasındadır.
Çalışma alanınızdaki veriler
Müşterinin IWB çalışma alanına girilen iş verisinde (cari, personel, belge, e-posta, dosya, servis ve konum kayıtları gibi) veri sorumlusu müşteridir. Biz bu verileri bulut kurulumda müşteri adına ve onun talimatıyla veri işleyen olarak barındırır ve işleriz; kurallar müşteriyle aramızdaki Veri İşleme Sözleşmesi ile belirlenir. Bu verilerle ilgili aydınlatmayı müşteri yapar; bu metin onları anlatmaz.
Aynı kural şu veriler için de geçerlidir:
- Destek talebine eklediğiniz ekran görüntüsü ve dosyalardaki iş verisi.
- Firmanet personelinin yönetim panelinden müşteri adına yaptığı işlemlerin kendisi (kullanıcı hesabı açma, kilit açma, parola sıfırlama, anonimleştirme). Bu işlemleri ispat amacıyla kayda geçirmemiz ise yukarıda anlatılan, veri sorumlusu olduğumuz bir işlemdir.
- IWB AI ile yapılan konuşmalar ve IWB AI’ın işlediği kayıtlar.
- Müşterinin kendi hesabıyla bağladığı hizmetlerle (e-Belge entegratörü, SMS, WhatsApp, banka akışı, e-posta kutusu) gönderilen ve alınan veriler.
- Eski ERP verisinin IWB’ye aktarımı.
- Görevler modülünün çalışma alanı başına günlük kullanım sayaçları.
Kullanıcıların, gerçek kişi carilerin ve cari yetkililerinin anonimleştirilmesi gibi kişisel veri araçlarını müşteri uygulamada kendisi kullanır. Müşteri çalışma alanını kapattığında çalışma alanı 30 gün içinde geri alınabilir, sonra kalıcı silinir; saklama süresi dolmamış mali belge varsa çalışma alanı otomatik silinmez.
Kendi sunucunuza kurulumda veriler müşterinin sunucusundadır; yönetim için dışarıdan bağlantı açılmaz ve lisans internetsiz doğrulanır. Biz bu verilere erişmeyiz. Yalnız müşterinin izniyle ve müşterinin sağladığı yöntemle kurulum, veri aktarımı, uyarlama ve destek için erişiriz; bu erişimde müşteri adına veri işleyeniz.
Çalışma alanındaki verilerinizle ilgili başvurunuzu çalıştığınız ya da hizmet aldığınız müşteriye yapmanız gerekir. Başvurunuz bize ulaşırsa 5 iş günü içinde müşteriye iletir ve size bildiririz; başvurunuzu veri sorumlusu olarak müşteri cevaplar.
Haklarınız ve başvuru
KVKK’nın 11. maddesi uyarınca verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi isteme, işlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı kişileri bilme, düzeltilmesini, silinmesini veya yok edilmesini ve bunun aktarılan kişilere bildirilmesini isteme, yalnız otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucu aleyhinize bir sonuca itiraz etme ve zararınızın giderilmesini isteme haklarına sahipsiniz. Başvuru yolları ve cevap süresi Kişisel veri başvurusu sayfasındadır.
Başvurunuzu üç yoldan yapabilirsiniz. Birincisi, ıslak imzalı yazılı başvurudur; bunu merkez adresimize elden, postayla ya da noter aracılığıyla iletebilirsiniz. İkincisi, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzaladığınız e-postadır. Üçüncüsü, Firmanet’e daha önce bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda bulunan e-posta adresinizden yazdığınız e-postadır. Son iki yolda e-postayı [email protected] adresine gönderirsiniz. Başvurunuzu kayda alır ve en geç 30 gün içinde yazılı ya da elektronik olarak cevaplarız. Başvurunuz reddedilirse, cevabımızı yetersiz bulursanız ya da süresinde cevap vermezsek, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilirsiniz.
Değişiklikler
Verilerinizi bu metinde yazmayan yeni bir amaçla işlemeden önce bu metni güncelleriz; yeni amaç için işleme, güncel metin yayımlanmadan başlamaz. Kişisel verilere genel yaklaşımımız ve öteki metinlerimiz Gizlilik Politikası sayfasındadır.
Sürüm ve güncelleme tarihi sayfanın başındadır. Metni değiştirdiğimizde yeni sürümü bu adreste yayımlarız; değişiklik yayımlandığı tarihten itibaren uygulanır.